这个冬天来的太早太特别，原本金秋十月，此时已是雪灾泛滥。

网上看到北京的雪，正常不过，北京属于北方，本来就是容易下雪的地方。10号接到哥哥的电话，说太原的雪下到50公分厚，全城汽车都瘫痪了，哪里都不方便去。我由惊讶变成期待，期待能在这个冬天让我看到美丽的雪景，然后留影几张美美的雪中照！。打小时候遇到的那种冰棱挂在屋檐下的日子已经很遥远了。就连08年的大雪，我都无缘亲密接触。当家里的雪整日整夜的满天飞舞时，这里零星的漂着几片小雪花，像掉人胃口似的；当家里的雪融化的差不多的时候，我奔向家里过春节；等我前脚刚离开这里，雪后脚就跟来了，离开的那个晚上鹅毛大雪飘然而至，我再次与它擦肩而过。尽管大雪的到来给自己和大家带来许多不便，但是仍然期待睁开眼的瞬间白茫茫一片，那漂亮的雪景能让人心里得到净化。

昨晚湖北十堰也下了大雪，天气预报说武汉今晚会下雪，也不知道灵不灵。可这里除了斜风细雨，丝毫没有下雨的迹象，就连天气预报里连雪字都没有沾上边。期待着，盼望着……

不知道雪何时来报道，却在网上发现了这些惟妙惟肖的雪造型，忍不住保留下来饱饱眼福：

#1 保持简单

PowerPoint从水平或横向使用幻灯片。该软件可方便地显示图形信息，并支持解说与附录功能。幻灯片本身从来不是演示的主角。（当然，观众才 是主角。）人们来倾听、感受或接受您传达的信息（或二者兼而有之）。不要让幻灯片喧宾夺主，所以它们不必过于繁杂或充满Edward Tufte所谓的“图表垃圾”；您的幻灯片应力求简洁。

您的幻灯片应该留有大量的空白空间，或实体周围的空间。不要被迫用妨碍理解的标识或其它不必要的图形或文本框来填充这些空白区域。幻灯片上的混乱越少，它提供的视觉信息就越直观。

#2 限制要点与文本数量

演 示的对象是观众。但用一条又一条的要点令观众生厌可没有好处。应用文本也要遵循这一原则。最优秀的幻灯片可能根本没有文本。由于今天人们过于依赖文本型幻 灯片，这听起来可能有些荒唐，但没有解说（由您来做），最优秀的PowerPoint幻灯片就几乎没有什么意义。记住，幻灯片的目的在于支持解说者的叙 述，而不是使解说者成为多余的人。

经常听到有人这样说：“对不起，我没有看到您的幻灯片。听说它很不错，您可以把您的PowerPoint幻灯片发给我吗？”但如果它们是不错的幻灯片，没有您的解说，它们就没有多大用处。

所 以除了PowerPoint幻灯片以外，最好还要准备一份书面资料，强调并详细说明演示中的内容。向观众发送说明幻灯片的详细书面宣传材料，比仅用 PowerPoint幻灯片，更利于观众理解演示的内容。在演示完成以后，再向观众发放一份详细的宣传材料或印刷物，您就不必用大量文本来填充 PowerPoint幻灯片。

我们将在下面的交付部分说明更多细节，但只要涉及到文本，请记住一点，决不能将背朝向观众，逐字阅读幻灯片上的文字。

这帧幻灯片很普通，但它不是一个视觉教具，更像是一个视力检查表。

尽力避免使用这样的文字过多（并让人昏昏入睡）的幻灯片。

使用上面这类针对性强的幻灯片。

这幅的效果更好。

#3 限制过渡与动画

谨慎使用动画与幻灯片过渡。应该使每个幻灯片上的动画，如要点活动起来。加入一些动画当然不错，但应坚持使用最精致、专业的动画（类似于您在晚间电视新闻上看到的动画）。

对 于要点来说，使用简单的从左至右显示（通过动画菜单）就行了，但移动(Move)或漂动(Fly)动画就显得过于沉闷与缓慢（然而，今天许多演示还使用这 种形式的动画）。一帧接一帧的动画很快就会让听众感到厌烦。至于幻灯片之间的过渡，只需要使用二到三种类型的过渡特效，不要在所有幻灯片之间添加特效。

#4 使用高质量的图片

使用高质量的图片，包括照片。您可以用数码相机拍摄高质量的相片，购买专业图库，或使用网络上的大量优质图像资源。（但要小心版权问题。）决不要地将小尺寸、低分辨率的相片简单拉伸，使它适合幻灯片的布局——这样做只会进一步降低图片的分辨率。

避 免使用PowerPoint剪贴画或其它卡通式的艺术线条。而且，如果软件中包含这些内容，观众以前就看过无数次。在1993年使用这些内容可能会让人感 兴趣，但如今还应用剪贴画则会降低制作人的专业水准。当然也有例外情况，并不是所有的PowerPoint剪贴画都让人生厌，但还是小心谨慎地使用它们为 好。

我经常在幻灯片中使用人物图片，因为人物照片有助于增加观众与幻灯片之间的情感联系。如果相片处于次要地位，我就降低不透明 性，并在Photoshop中增加一个高斯模糊或动态滤镜；如果相片位于主要区域，我希望观众注意它（例如产品图片），那么图片可以变得更为显著，且不必 要多少（或根本不需要）文字说明。

避免使用这类低劣的剪贴画。

这幅经过编辑的库图片更为显著专业。

在这个字幕幻灯片中，图片占主要地位。

这个幻灯片来自同一演示，首先经过Photoshop的编辑，图片变得次要，并被推到背景部分

#5 建立一个视觉主题，但避免使用PowerPoint模板

很明显，在整个演示中，您需要一个一致的视觉主题，但PowerPoint中的大多数模板观众已经看了无数次（另外，用模板开始演示的效果并不那么强烈）。

观众期待看到一个包含新鲜内容（至少对他们来说是这样）的独特演示；此外，观众为什么要参加您的演示呢？没有人会对千篇一律的演示感兴趣，因此我们必须避免使用辅助性的图片，如随处可见的PowerPoint设计模板，它只能说明演示非常刻板，或提前就设计完成了。

您可以制作自己的背景模板，它能够更为适应您的需要。然后您可以将这个PowerPoint文件保存为设计模板（扩展名为.pot），这个新模板就会出现在微软标准模板中，方便以后使用。您还可以在线购买专业的模板。

#6 应用适当的图表

经常问自己这个问题：“我需要多少细节？”一般制作者害怕在幻灯片的图表中加入过多的数据。有几种以图表形式显示数据的方法；以下是需要紧记的工具：

圆饼图：用于显示比例。将分割块的数目限制在4-6块，用颜色或碎化的方式突出最重要的块。

柱状图：用来显示一段时间内数量的变化情况。将竖条的数目限制在4-8条最佳。

条形图：用来比较数量。例如，比较公司四个部门的销售额。

曲线图：用于说明趋势。例如，下面这幅简单的曲线图说明我们的销售在逐年增长。增长趋势良好。最后的箭头强调一个问题：我们将来的发展似乎不错。

通常来说，表格最适于比较并行数据资料。

但是，表格可能缺乏视觉效果。例如，如果您希望说明您们做出的贡献显著高于其它两个部门，最好以条线图（见下图）的形式进行说明。但如果您希望弱化您们的贡献低于其它部门这一事实，用表格传达信息就可减少人们的注意力或感情色彩。

#7 使用好色彩

色彩激发情感。颜色可传递感情。合适的颜色具有说服与促进能力。研究表明色彩能够提高兴趣，改善学习过程中的理解与记忆能力。

您不必成为颜色理论专家，但至少了解一些这方面的知识有会好处。一般颜色可分为两类：冷色（如蓝和绿）和暖色（如橙或红）。冷色最适合做背景色，因为它们不会引起我们的注意。暖色最适于用在显著位置的主题上（如文本），因为它可造成扑面而来的效果。因此，绝大多数PowerPoint幻灯片的颜色方案都使用蓝色背景，黄色文字也就不足为奇了。但您不必强迫使用这种颜色方案，也可以做一些改变，使用其它的颜色。

如果您将在暗室（如大厅）中进行演示，使用深色背景（深蓝、灰等）再配上白或浅色文字可取得不错的效果。但如果您计划将灯打开（这是相当明智的），白色背景配上深色文字处理会得到更好的效果。在灯光明亮的房间内，用深色背景配浅色文字效果不佳，但浅色背景配深色文字会更好地维持视觉效果。

了解更多信息：

·   PresentationPro.com网站拥有一些优秀的Flash教程，包括一个颜色教程。

·   访问CreativePro.com网站学习更多颜色使用技巧。

·   Dummies.com网站有一篇短文介绍在PowerPoint中如何使用颜色方案。

#8 选择适当的字体

字体可传递微妙的信息，所以我们要仔细选择字体。在整个幻灯片演示中使用相同的字体，补充字体不要超过两个（如Arial和Arial粗体）。确信自己了解 serif字体（如Times New Roman）和sans-serif字体（如Helvetica或Arial）之间的差异。

含有大量文本的材料大多用serif字体。据说这种字体在小磅值下更易于阅读，但对于屏幕演示而言，由于幻灯机的分辨率相对较低，使用这种字体可能不够清晰。

sans -serif字体一般用来制作PowerPoint演示，但应尽量避免使用千篇一律的Helvetica字体。我经常使用Gill Sans字体，因为它界于serif字体与sans-serif字体之间，看起来专业而友好，并具有“交谈效果”。不管使用哪个字体，都必须保证在房间后面看得清文字。

Times

Arial黑体；Arial

#9 应用视频或音频

适当的时候使用视频或音频。应用视频短片对具体的例子进行说明，可提高主动认知能力，这是人们自然的学习方式。在PowerPoint中，不必利用应用程序或打开录像机就可使用视频短片。应用视频不仅可以更好地说明您的观点，还可以作为变换口味的手段，因而能够激发观众的兴趣。

您还可以在幻灯片中使用音频剪辑（如采访过程）。但避免使用PowerPoint中的嘈杂音效（如过渡幻灯片时使用的号角声或掌声）。在动画中使用过量的声效肯定会使观众丧失兴趣。

#10 花时间对幻灯片进行细分

根据多媒体学习理论的细分原则，当信息以小块或小片段的形式呈现时，更易于人们理解。离开幻灯片视图进入幻灯片细分视图，您可以查看演示播放的逻辑流程。在这个视图中，您可以将一个幻灯片分割成二个或三个幻灯片，这样幻灯片就具有更加自然与逻辑化的流程或进程。您还可以从观众的角度了解幻灯片的总体效果。并且发现更多可以被删除的无关紧要的视觉数据，增加幻灯片的视觉清晰度，提高信息传达效果。

PowerPoint中的幻灯片细分视图

Garr Reynolds当前在关西外国语大学任管理学副教授，她在那里讲授营销学、全球营销与多媒体演示设计。Garr是日本社区的活跃成员，并经常主持与设计、品牌和高效企业沟通有关的主题。除网站外，他还有一个博客——演示经典——为专业演示设计提供启示。

删除页眉和页脚

若要从几个而不是所有幻灯片中删除页眉和页脚信息，在开始此过程前请选取需要删除的幻灯片。可以在普通视图或幻灯片排序视图中的“大纲”选项卡或“幻灯片”选项卡上选取幻灯片。

单击“视图”菜单上的“页眉和页脚”，再执行下列操作之一：

从幻灯片中删除页眉和页脚

1. 单击“幻灯片”选项卡。

2. 清除下列任何选项的复选框：“日期和时间”、“幻灯片编号”或“页脚”。

3. 若要从标题幻灯片中删除页眉和页脚，请选中“标题幻灯片中不显示”复选框。

4. 请执行下列操作之一：

o                          若要从当前幻灯片或选取的幻灯片中删除信息，请单击“应用”。

o                          若要从演示文稿的所有幻灯片中删除信息，请单击“全部应用”。

从备注和讲义中删除页眉和页脚

1. 单击“备注和讲义”选项卡。

2. 清除下列任何选项的复选框：“日期和时间”、“页码”、“页眉”或“页脚”。

3. 单击“全部应用”。

PowerPoint课件保存技巧 多种保存格式巧用

PowerPoint课件制作完成之后，我们一般都习惯将其保存为默认的PPT格式(演示文稿)，其实，还有很多保存格式可供我们选择，如果将它们巧加利用，就能满足我们的一些特殊需要。

1．保存为放映格式--一箭三雕

课件制作完毕后，可将其保存为“PowerPoint放映”(扩展名PPS)，上课时双击文件图标就可直接开始放映，而不再出现幻灯片编辑窗口。这样保存的优点是显而易见的：

(1)操作方便，省略了打开PowerPoint、点击[观看放映]的繁琐步骤；

(2)可以避免放映时由于操作不慎等原因而将后面的演示内容提前“曝光”；

(3)可以避免课件内容被他人意外改动而导致“面目全非”(这一点在公用电脑上显得尤其重要)。

也许您担心这样保存之后无法再做进一步的修改，其实您尽可放心，我们的对策也有两个：再保存一份PPT演示文稿作为副本；将PPS放映文件在PowerPoint中打开。不信您试试看，熟悉的编辑窗口是不是又出现了？

2．保存为设计模板--一劳永逸

也许您经常要制作同种风格类型的幻灯片课件，而PowerPoint提供的设计模板又不太适合您的需要，所以您只好一次次地从零开始重新编排格式，真是辛苦又无奈。其实，您只要精心设计好一个幻灯片，然后把它保存为PowerPoint设计模板就可以了。今后再制作同类幻灯片时，就可以随时轻松调用。

3．保存为大纲/RTF文件--一蹴而就

如果您只想把课件中的文本部分保存下来，可以把课件保存为大纲/RTF文件。RTF格式的文件可以用Word等软件打开，非常方便。但有一点需要注意，根据笔者的经验，用这种方法只能保存添加在文本占位符（即在幻灯片各版式中用虚线圈出的用于添加文本的方框）中的文本，而自己插入的文本框中的文本以及艺术字等无法保存。

4．保存为Word文档--一脉相承

如果您还想把课件中每张幻灯片的图像也显示在Word中，还可以把它保存为Word文档(扩展名DOC)。不过，这次直接保存是不行的，我们还需要使用另一项功能--发送。

点击“文件→发送→Microsoft Word”，然后根据提示选择需要的版式及粘贴方式，就可以在Word中看到每张幻灯片的“芳容”了，而且，用这种方法还可以将幻灯片备注也一并发送过来。最后，把文件保存为Word文档就可以了(但如果您当初选择的版式是“仅使用大纲”，文件就会被直接保存为上面提到的RTF格式，幻灯片图像不会被保存)。

需要提醒一点，在Word文档中，每张幻灯片都是以图片对象的形式嵌入的，我们无法对其内容再做编辑了。

5．保存为图片--一专多能

PowerPoint也能当图像编辑软件？当然可以了。在PowerPoint中，调整图片格式、组合图片、添加文本都是极方便极容易的，更可贵的是，它还提供了各种背景样式、自选图形以及大量的艺术字效果(用专业图像编辑软件制作出这些特效字往往很麻烦)，同时，还可以轻松实现对象的移动、缩放、旋转、翻转等。当您满意之后，把幻灯片保存为图片格式就可以了。PowerPoint提供多种图片保存格式，如GIF、JPEG、BMP、PNG等，您可以根据实际需要进行选择。同时，您还可以选择是输出全部幻灯片，还是只输出当前幻灯片。如果是输出全部幻灯片，保存后的图片会统一放在同一个文件夹里。

利用这种方法，您还可以把自己重要的课件另存为图片以备他用。

6．保存为Web页--一网打尽

当看到别人制作的课件中有自己渴望已久的图片或音乐、视频时，想不想把它们提取出来以便自己使用？别急，把演示文稿另存为Web页就一切都搞定了！保存之后，会生成一个网页文件及一个同名文件夹，打开文件夹看一看，您想要的所有东西(图片、音乐、视频……)都变成一个个单独的文件乖乖地躺在里面了。

巧施花招用PowerPoint

PowerPoint是办公应用中的好助手,它以其形象生动的特性赢得了越来越多的人们的喜爱，无论是产品演示、方案说明、还是技术研讨，都会用到PowerPoint来辅助讲解。还可以加入图片、声音、甚至动画，使幻灯片更具表现力和说服力。如何制作一个引人入胜的幻灯片呢？其实PowerPoint的制作，并不是看起来那么复杂，有很多小技巧可以帮助我们把幻灯制作得更精彩！

　　移形变影

　　如果要在一张图片中加入文字说明，可以将图片先放到PowerPoint中，加入文字后再将幻灯片保存为图片格式，这样不会像Windows自带的画图板，把整个文本框覆盖在图片上。当然我们也可将文字保存为图片，方便浏览。其具体操作如下：单击“文件”菜单中的“另存为”， 在“保存类型”框中选择一种图片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等等，然后单击［确定］，这时你可以选择是将所有幻灯片保存为图片，还是将当前幻灯片保存为图片。

　　直击要害

　　要对重点内容做标记，只要在放映时单击鼠标右键，选择“指针选项”中的“绘画笔”，就可以用它作标记了。

　　如出一辙

　　为了形式美观一致，我们要求每一页的按钮通常放在同一位置。在一个页面做好按钮以后，选定所有按钮，按［Ctrl+C］复制一下，然后换一页，按［Ctrl+V］粘贴一下就行了，并且以前设置好的动作在其他页面同样有效，这是不是简单多了。利用这种方法，我们还可以将其他对象也放在不同页面的同一位置。

　　你中有我

　　如果要在PowerPoint中加入Excel图表，先显示出要添加 Excel 图表的幻灯片，然后单击“插入”菜单中的“对象”。 如果我们要创建新的图表，就单击“创建新对象”，再选择“Microsoft Excel 图表”。 如果要插入您已创建好的图表，就单击“从文件创建”，然后再输入文件名称。使用 Microsoft Excel 的工具和菜单来更改此图表。在此图表外单击，返回 PowerPoint。如果我们要对此图表进行修改，可以双击图表。

　　刷出色彩

　　如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或者多张，重新去进行配色比较麻烦。其实有很简单的方法：在幻灯片浏览视图中，选择一张具有所需配色方案的幻灯片。然后单击“格式刷”，可以重新着色一张幻灯片；如果要同时重新着色多张幻灯片，请双击。依次单击要应用配色方案的一张或者多张幻灯片。注意，如果重新着色多张幻灯片，请在完成之后，按［Esc］ 键中止“格式刷”。如果重新着色一张幻灯片，“格式刷”也会自动中止。利用这种方法，我们也可以将一份演示文稿的配色方案应用于另一份。方法是：同时打开两份演示文稿，单击“窗口”菜单上的“全部重排”，然后按前述步骤操作即可。

　　他山之石

　　在PowerPoint中，每一次输入文本都要插入一个文本框，操作起来很不方便，其实我们可以先在Word中将所有内容按一定样式打好，再将它发送给PowerPoint。其具体方法是：在 Word 中打开文档，单击“文件”菜单中的“发送”，再单击“Microsoft PowerPoint”。每个标题 1 样式的段落都会成为新幻灯片的标题；每个标题 2 样式的段落都会成为第一级文本，依此类推。

　　有容乃大

　　在PowerPoint中，“自选图形”或“文本框”等对象和文字经常出现大小不符合的情况，我们可以在“格式”菜单中单击选定的对象类型，例如：“自选图形”或“文本框”，再单击“文本框”选项卡，选中“调整自选图形尺寸以适应文字”复选框。要注意的是，如果选中“调整自选图形尺寸以适应文字”复选框，则缩小该形状时，不能小于容纳的文本。

　　风格独具

　　做了一个自己满意的幻灯片之后，为了方便以后的使用，不妨把它变成模板，其具体方法是打开现有的演示文稿，单击“文件”菜单中的“另存为”。在“文件名”框中为设计模板键入名字，在“保存类型”框中，单击“设计模板”。以后要使用就可以直接通过“文件”菜单上的“新建”来使用这一个模板了。

#1 保持简单

PowerPoint从水平或横向使用幻灯片。该软件可方便地显示图形信息，并支持解说与附录功能。幻灯片本身从来不是演示的主角。（当然，观众才 是主角。）人们来倾听、感受或接受您传达的信息（或二者兼而有之）。不要让幻灯片喧宾夺主，所以它们不必过于繁杂或充满Edward Tufte所谓的“图表垃圾”；您的幻灯片应力求简洁。

您的幻灯片应该留有大量的空白空间，或实体周围的空间。不要被迫用妨碍理解的标识或其它不必要的图形或文本框来填充这些空白区域。幻灯片上的混乱越少，它提供的视觉信息就越直观。

#2 限制要点与文本数量

演 示的对象是观众。但用一条又一条的要点令观众生厌可没有好处。应用文本也要遵循这一原则。最优秀的幻灯片可能根本没有文本。由于今天人们过于依赖文本型幻 灯片，这听起来可能有些荒唐，但没有解说（由您来做），最优秀的PowerPoint幻灯片就几乎没有什么意义。记住，幻灯片的目的在于支持解说者的叙 述，而不是使解说者成为多余的人。

经常听到有人这样说：“对不起，我没有看到您的幻灯片。听说它很不错，您可以把您的PowerPoint幻灯片发给我吗？”但如果它们是不错的幻灯片，没有您的解说，它们就没有多大用处。

所 以除了PowerPoint幻灯片以外，最好还要准备一份书面资料，强调并详细说明演示中的内容。向观众发送说明幻灯片的详细书面宣传材料，比仅用 PowerPoint幻灯片，更利于观众理解演示的内容。在演示完成以后，再向观众发放一份详细的宣传材料或印刷物，您就不必用大量文本来填充 PowerPoint幻灯片。

我们将在下面的交付部分说明更多细节，但只要涉及到文本，请记住一点，决不能将背朝向观众，逐字阅读幻灯片上的文字。

这帧幻灯片很普通，但它不是一个视觉教具，更像是一个视力检查表。

尽力避免使用这样的文字过多（并让人昏昏入睡）的幻灯片。

使用上面这类针对性强的幻灯片。

这幅的效果更好。

#3 限制过渡与动画

谨慎使用动画与幻灯片过渡。应该使每个幻灯片上的动画，如要点活动起来。加入一些动画当然不错，但应坚持使用最精致、专业的动画（类似于您在晚间电视新闻上看到的动画）。

对 于要点来说，使用简单的从左至右显示（通过动画菜单）就行了，但移动(Move)或漂动(Fly)动画就显得过于沉闷与缓慢（然而，今天许多演示还使用这 种形式的动画）。一帧接一帧的动画很快就会让听众感到厌烦。至于幻灯片之间的过渡，只需要使用二到三种类型的过渡特效，不要在所有幻灯片之间添加特效。

#4 使用高质量的图片

使用高质量的图片，包括照片。您可以用数码相机拍摄高质量的相片，购买专业图库，或使用网络上的大量优质图像资源。（但要小心版权问题。）决不要地将小尺寸、低分辨率的相片简单拉伸，使它适合幻灯片的布局——这样做只会进一步降低图片的分辨率。

避 免使用PowerPoint剪贴画或其它卡通式的艺术线条。而且，如果软件中包含这些内容，观众以前就看过无数次。在1993年使用这些内容可能会让人感 兴趣，但如今还应用剪贴画则会降低制作人的专业水准。当然也有例外情况，并不是所有的PowerPoint剪贴画都让人生厌，但还是小心谨慎地使用它们为 好。

我经常在幻灯片中使用人物图片，因为人物照片有助于增加观众与幻灯片之间的情感联系。如果相片处于次要地位，我就降低不透明 性，并在Photoshop中增加一个高斯模糊或动态滤镜；如果相片位于主要区域，我希望观众注意它（例如产品图片），那么图片可以变得更为显著，且不必 要多少（或根本不需要）文字说明。

避免使用这类低劣的剪贴画。

这幅经过编辑的库图片更为显著专业。

在这个字幕幻灯片中，图片占主要地位。

这个幻灯片来自同一演示，首先经过Photoshop的编辑，图片变得次要，并被推到背景部分

#5 建立一个视觉主题，但避免使用PowerPoint模板

很明显，在整个演示中，您需要一个一致的视觉主题，但PowerPoint中的大多数模板观众已经看了无数次（另外，用模板开始演示的效果并不那么强烈）。

观众期待看到一个包含新鲜内容（至少对他们来说是这样）的独特演示；此外，观众为什么要参加您的演示呢？没有人会对千篇一律的演示感兴趣，因此我们必须避免使用辅助性的图片，如随处可见的PowerPoint设计模板，它只能说明演示非常刻板，或提前就设计完成了。

您可以制作自己的背景模板，它能够更为适应您的需要。然后您可以将这个PowerPoint文件保存为设计模板（扩展名为.pot），这个新模板就会出现在微软标准模板中，方便以后使用。您还可以在线购买专业的模板。

#6 应用适当的图表

经常问自己这个问题：“我需要多少细节？”一般制作者害怕在幻灯片的图表中加入过多的数据。有几种以图表形式显示数据的方法；以下是需要紧记的工具：

圆饼图：用于显示比例。将分割块的数目限制在4-6块，用颜色或碎化的方式突出最重要的块。

柱状图：用来显示一段时间内数量的变化情况。将竖条的数目限制在4-8条最佳。

条形图：用来比较数量。例如，比较公司四个部门的销售额。

曲线图：用于说明趋势。例如，下面这幅简单的曲线图说明我们的销售在逐年增长。增长趋势良好。最后的箭头强调一个问题：我们将来的发展似乎不错。

通常来说，表格最适于比较并行数据资料。

但是，表格可能缺乏视觉效果。例如，如果您希望说明您们做出的贡献显著高于其它两个部门，最好以条线图（见下图）的形式进行说明。但如果您希望弱化您们的贡献低于其它部门这一事实，用表格传达信息就可减少人们的注意力或感情色彩。

#7 使用好色彩

色彩激发情感。颜色可传递感情。合适的颜色具有说服与促进能力。研究表明色彩能够提高兴趣，改善学习过程中的理解与记忆能力。

您不必成为颜色理论专家，但至少了解一些这方面的知识有会好处。一般颜色可分为两类：冷色（如蓝和绿）和暖色（如橙或红）。冷色最适合做背景色，因为它们不会引起我们的注意。暖色最适于用在显著位置的主题上（如文本），因为它可造成扑面而来的效果。因此，绝大多数PowerPoint幻灯片的颜色方案都使用蓝色背景，黄色文字也就不足为奇了。但您不必强迫使用这种颜色方案，也可以做一些改变，使用其它的颜色。

如果您将在暗室（如大厅）中进行演示，使用深色背景（深蓝、灰等）再配上白或浅色文字可取得不错的效果。但如果您计划将灯打开（这是相当明智的），白色背景配上深色文字处理会得到更好的效果。在灯光明亮的房间内，用深色背景配浅色文字效果不佳，但浅色背景配深色文字会更好地维持视觉效果。

了解更多信息：

·   PresentationPro.com网站拥有一些优秀的Flash教程，包括一个颜色教程。

·   访问CreativePro.com网站学习更多颜色使用技巧。

·   Dummies.com网站有一篇短文介绍在PowerPoint中如何使用颜色方案。

#8 选择适当的字体

字体可传递微妙的信息，所以我们要仔细选择字体。在整个幻灯片演示中使用相同的字体，补充字体不要超过两个（如Arial和Arial粗体）。确信自己了解 serif字体（如Times New Roman）和sans-serif字体（如Helvetica或Arial）之间的差异。

含有大量文本的材料大多用serif字体。据说这种字体在小磅值下更易于阅读，但对于屏幕演示而言，由于幻灯机的分辨率相对较低，使用这种字体可能不够清晰。

sans -serif字体一般用来制作PowerPoint演示，但应尽量避免使用千篇一律的Helvetica字体。我经常使用Gill Sans字体，因为它界于serif字体与sans-serif字体之间，看起来专业而友好，并具有“交谈效果”。不管使用哪个字体，都必须保证在房间后面看得清文字。

Times

Arial黑体；Arial

#9 应用视频或音频

适当的时候使用视频或音频。应用视频短片对具体的例子进行说明，可提高主动认知能力，这是人们自然的学习方式。在PowerPoint中，不必利用应用程序或打开录像机就可使用视频短片。应用视频不仅可以更好地说明您的观点，还可以作为变换口味的手段，因而能够激发观众的兴趣。

您还可以在幻灯片中使用音频剪辑（如采访过程）。但避免使用PowerPoint中的嘈杂音效（如过渡幻灯片时使用的号角声或掌声）。在动画中使用过量的声效肯定会使观众丧失兴趣。

#10 花时间对幻灯片进行细分

根据多媒体学习理论的细分原则，当信息以小块或小片段的形式呈现时，更易于人们理解。离开幻灯片视图进入幻灯片细分视图，您可以查看演示播放的逻辑流程。在这个视图中，您可以将一个幻灯片分割成二个或三个幻灯片，这样幻灯片就具有更加自然与逻辑化的流程或进程。您还可以从观众的角度了解幻灯片的总体效果。并且发现更多可以被删除的无关紧要的视觉数据，增加幻灯片的视觉清晰度，提高信息传达效果。

PowerPoint中的幻灯片细分视图

Garr Reynolds当前在关西外国语大学任管理学副教授，她在那里讲授营销学、全球营销与多媒体演示设计。Garr是日本社区的活跃成员，并经常主持与设计、品牌和高效企业沟通有关的主题。除网站外，他还有一个博客——演示经典——为专业演示设计提供启示。

删除页眉和页脚

若要从几个而不是所有幻灯片中删除页眉和页脚信息，在开始此过程前请选取需要删除的幻灯片。可以在普通视图或幻灯片排序视图中的“大纲”选项卡或“幻灯片”选项卡上选取幻灯片。

单击“视图”菜单上的“页眉和页脚”，再执行下列操作之一：

从幻灯片中删除页眉和页脚

1. 单击“幻灯片”选项卡。

2. 清除下列任何选项的复选框：“日期和时间”、“幻灯片编号”或“页脚”。

3. 若要从标题幻灯片中删除页眉和页脚，请选中“标题幻灯片中不显示”复选框。

4. 请执行下列操作之一：

o                          若要从当前幻灯片或选取的幻灯片中删除信息，请单击“应用”。

o                          若要从演示文稿的所有幻灯片中删除信息，请单击“全部应用”。

从备注和讲义中删除页眉和页脚

1. 单击“备注和讲义”选项卡。

2. 清除下列任何选项的复选框：“日期和时间”、“页码”、“页眉”或“页脚”。

3. 单击“全部应用”。

PowerPoint课件保存技巧 多种保存格式巧用

PowerPoint课件制作完成之后，我们一般都习惯将其保存为默认的PPT格式(演示文稿)，其实，还有很多保存格式可供我们选择，如果将它们巧加利用，就能满足我们的一些特殊需要。

1．保存为放映格式--一箭三雕

课件制作完毕后，可将其保存为“PowerPoint放映”(扩展名PPS)，上课时双击文件图标就可直接开始放映，而不再出现幻灯片编辑窗口。这样保存的优点是显而易见的：

(1)操作方便，省略了打开PowerPoint、点击[观看放映]的繁琐步骤；

(2)可以避免放映时由于操作不慎等原因而将后面的演示内容提前“曝光”；

(3)可以避免课件内容被他人意外改动而导致“面目全非”(这一点在公用电脑上显得尤其重要)。

也许您担心这样保存之后无法再做进一步的修改，其实您尽可放心，我们的对策也有两个：再保存一份PPT演示文稿作为副本；将PPS放映文件在PowerPoint中打开。不信您试试看，熟悉的编辑窗口是不是又出现了？

2．保存为设计模板--一劳永逸

也许您经常要制作同种风格类型的幻灯片课件，而PowerPoint提供的设计模板又不太适合您的需要，所以您只好一次次地从零开始重新编排格式，真是辛苦又无奈。其实，您只要精心设计好一个幻灯片，然后把它保存为PowerPoint设计模板就可以了。今后再制作同类幻灯片时，就可以随时轻松调用。

3．保存为大纲/RTF文件--一蹴而就

如果您只想把课件中的文本部分保存下来，可以把课件保存为大纲/RTF文件。RTF格式的文件可以用Word等软件打开，非常方便。但有一点需要注意，根据笔者的经验，用这种方法只能保存添加在文本占位符（即在幻灯片各版式中用虚线圈出的用于添加文本的方框）中的文本，而自己插入的文本框中的文本以及艺术字等无法保存。

4．保存为Word文档--一脉相承

如果您还想把课件中每张幻灯片的图像也显示在Word中，还可以把它保存为Word文档(扩展名DOC)。不过，这次直接保存是不行的，我们还需要使用另一项功能--发送。

点击“文件→发送→Microsoft Word”，然后根据提示选择需要的版式及粘贴方式，就可以在Word中看到每张幻灯片的“芳容”了，而且，用这种方法还可以将幻灯片备注也一并发送过来。最后，把文件保存为Word文档就可以了(但如果您当初选择的版式是“仅使用大纲”，文件就会被直接保存为上面提到的RTF格式，幻灯片图像不会被保存)。

需要提醒一点，在Word文档中，每张幻灯片都是以图片对象的形式嵌入的，我们无法对其内容再做编辑了。

5．保存为图片--一专多能

PowerPoint也能当图像编辑软件？当然可以了。在PowerPoint中，调整图片格式、组合图片、添加文本都是极方便极容易的，更可贵的是，它还提供了各种背景样式、自选图形以及大量的艺术字效果(用专业图像编辑软件制作出这些特效字往往很麻烦)，同时，还可以轻松实现对象的移动、缩放、旋转、翻转等。当您满意之后，把幻灯片保存为图片格式就可以了。PowerPoint提供多种图片保存格式，如GIF、JPEG、BMP、PNG等，您可以根据实际需要进行选择。同时，您还可以选择是输出全部幻灯片，还是只输出当前幻灯片。如果是输出全部幻灯片，保存后的图片会统一放在同一个文件夹里。

利用这种方法，您还可以把自己重要的课件另存为图片以备他用。

6．保存为Web页--一网打尽

当看到别人制作的课件中有自己渴望已久的图片或音乐、视频时，想不想把它们提取出来以便自己使用？别急，把演示文稿另存为Web页就一切都搞定了！保存之后，会生成一个网页文件及一个同名文件夹，打开文件夹看一看，您想要的所有东西(图片、音乐、视频……)都变成一个个单独的文件乖乖地躺在里面了。

巧施花招用PowerPoint

PowerPoint是办公应用中的好助手,它以其形象生动的特性赢得了越来越多的人们的喜爱，无论是产品演示、方案说明、还是技术研讨，都会用到PowerPoint来辅助讲解。还可以加入图片、声音、甚至动画，使幻灯片更具表现力和说服力。如何制作一个引人入胜的幻灯片呢？其实PowerPoint的制作，并不是看起来那么复杂，有很多小技巧可以帮助我们把幻灯制作得更精彩！

　　移形变影

　　如果要在一张图片中加入文字说明，可以将图片先放到PowerPoint中，加入文字后再将幻灯片保存为图片格式，这样不会像Windows自带的画图板，把整个文本框覆盖在图片上。当然我们也可将文字保存为图片，方便浏览。其具体操作如下：单击“文件”菜单中的“另存为”， 在“保存类型”框中选择一种图片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等等，然后单击［确定］，这时你可以选择是将所有幻灯片保存为图片，还是将当前幻灯片保存为图片。

　　直击要害

　　要对重点内容做标记，只要在放映时单击鼠标右键，选择“指针选项”中的“绘画笔”，就可以用它作标记了。

　　如出一辙

　　为了形式美观一致，我们要求每一页的按钮通常放在同一位置。在一个页面做好按钮以后，选定所有按钮，按［Ctrl+C］复制一下，然后换一页，按［Ctrl+V］粘贴一下就行了，并且以前设置好的动作在其他页面同样有效，这是不是简单多了。利用这种方法，我们还可以将其他对象也放在不同页面的同一位置。

　　你中有我

　　如果要在PowerPoint中加入Excel图表，先显示出要添加 Excel 图表的幻灯片，然后单击“插入”菜单中的“对象”。 如果我们要创建新的图表，就单击“创建新对象”，再选择“Microsoft Excel 图表”。 如果要插入您已创建好的图表，就单击“从文件创建”，然后再输入文件名称。使用 Microsoft Excel 的工具和菜单来更改此图表。在此图表外单击，返回 PowerPoint。如果我们要对此图表进行修改，可以双击图表。

　　刷出色彩

　　如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或者多张，重新去进行配色比较麻烦。其实有很简单的方法：在幻灯片浏览视图中，选择一张具有所需配色方案的幻灯片。然后单击“格式刷”，可以重新着色一张幻灯片；如果要同时重新着色多张幻灯片，请双击。依次单击要应用配色方案的一张或者多张幻灯片。注意，如果重新着色多张幻灯片，请在完成之后，按［Esc］ 键中止“格式刷”。如果重新着色一张幻灯片，“格式刷”也会自动中止。利用这种方法，我们也可以将一份演示文稿的配色方案应用于另一份。方法是：同时打开两份演示文稿，单击“窗口”菜单上的“全部重排”，然后按前述步骤操作即可。

　　他山之石

　　在PowerPoint中，每一次输入文本都要插入一个文本框，操作起来很不方便，其实我们可以先在Word中将所有内容按一定样式打好，再将它发送给PowerPoint。其具体方法是：在 Word 中打开文档，单击“文件”菜单中的“发送”，再单击“Microsoft PowerPoint”。每个标题 1 样式的段落都会成为新幻灯片的标题；每个标题 2 样式的段落都会成为第一级文本，依此类推。

　　有容乃大

　　在PowerPoint中，“自选图形”或“文本框”等对象和文字经常出现大小不符合的情况，我们可以在“格式”菜单中单击选定的对象类型，例如：“自选图形”或“文本框”，再单击“文本框”选项卡，选中“调整自选图形尺寸以适应文字”复选框。要注意的是，如果选中“调整自选图形尺寸以适应文字”复选框，则缩小该形状时，不能小于容纳的文本。

　　风格独具

　　做了一个自己满意的幻灯片之后，为了方便以后的使用，不妨把它变成模板，其具体方法是打开现有的演示文稿，单击“文件”菜单中的“另存为”。在“文件名”框中为设计模板键入名字，在“保存类型”框中，单击“设计模板”。以后要使用就可以直接通过“文件”菜单上的“新建”来使用这一个模板了。

在阅读本文之前，你可能已经使用了很长时间的Microsoft PowerPoint，你能够自己创建演示文稿并把它们有效地组织到一起，甚至还能帮助那些初学者。但PowerPoint还有一些不太为人所知的功能，这些功能可以帮助你提高工作效率并制作出更漂亮的演示文稿。本文介绍的15个专业技巧能够让你像专家一样使用PowerPoint。　　

六个方便的键盘快捷方式　

通常情况下，你可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果。　　

例如，当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。　　

另外，你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。为了实现这个效果，你需要进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并点击“幻灯片放映”按钮。你可以点击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。　　

如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl-Shift键然后再按各种不同的视图按钮：Ctrl-Shift-“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。Ctrl-Shift-“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl-Shift-“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。

使用动画效果　　

采用带有动画效果的幻灯片对象可以让你的演示文稿更加生动活泼，还可以控制信息演示流程并重点突出最关键的数据。动画效果通常有两种实现办法：按照一定的顺序依次显示对象或者使用运动画面。你可以对整个幻灯片、某个画面或者某个幻灯片对象（包括文本框、图表、艺术字和图画等）应用动画效果。不过你应该记住一条原则，那就是动画效果不能用得太多，而应该让它起到画龙点睛的作用；太多的闪烁和运动画面会让观众注意力分散甚至感到烦躁。　　

如果你想对一张或几张幻灯片使用动画效果，就从菜单中选择“幻灯片放映”　“动画方案”。你可以看到一系列预定义好的可应用于所选幻灯片的动画效果，如果你已经勾选了“自动预览”复选框，只需点击每个效果名称就能看到预览的动画效果。　　

如果想对某个幻灯片对象应用动画效果，就选定该对象然后从菜单中选择“幻灯片放映”　“自定义动画”。在“自定义动画”的任务窗格中点击“添加效果”按钮，然后从弹出的“进入”子菜单中选择你想要的效果。如果想得到更多的选择，你可以点击子菜单中的“其他效果”项，它会打开一个“添加进入效果”的对话框。勾选“预览效果”复选框，然后点击各种效果查看其具体表现形式。如果你找到一个想要的效果，就点击“确定”按钮关闭该对话框。　　

重复这些步骤直到所有你想要使用动画的幻灯片对象都获得满意的动画效果。当你这样做的时候，会发现在幻灯片对象旁边多出了几个数字标记，这些标记被用来指示动画的顺序。另外，这些幻灯片对象还会出现在“自定义动画”任务窗格的动画列表中。如果你想改变动画的显示顺序，就选中某个动画然后点击“重新排序”两侧的方向箭头；你还可以在列表中选择一项动画，然后按“删除”按钮来删除它。

绘制路径　　

PowerPoint中还提供了一种相当精彩的动画功能，它允许你在一幅幻灯片中为某个对象指定一条移动路线，这在PowerPoint中被称为“动作路径”。使用“动作路径”能够为你的演示文稿增加非常有趣的效果。例如，你可以让一个幻灯片对象跳动着把观众的眼光引向所要突出的重点。

为了方便你进行设计，PowerPoint中包含了相当多的预定义动作路径。如果想要指定一条动作路径，选中某个对象，然后从菜单中选择“幻灯片放映”　“自定义动画”。在“自定义动画”任务窗格中点击“添加效果”按钮。在下拉列表中选择“动作路径”然后再选择一种预定义的动作路径，比如“对角线向右上”或者“对角线向右下”。如果你不喜欢子菜单中列出的六种预置路径，还可以选择“更多动作路径”来打开“添加动作路径”对话框。确保“预览效果”复选框被选中，然后点击不同的路径效果进行预览。当你找到比较满意的方案，就选择它并按“确定”按钮。　　

PowerPoint也允许你自行设计动作路径。选中某个对象然后从菜单中选择“添加效果”　“动作路径”　“绘制自定义路径”，然后再从列表中选择一种绘制方式（如自由曲线）。接着用鼠标准确地绘制出移动的路线。　　

在添加一条动作路径之后，对象旁边也会出现一个数字标记，用来显示其动画顺序（如图2所示）。还会出现一个箭头来指示动作路径的开端和结束（分别用绿色和红色表示）。你还可以在动画列表中选择该对象，然后对“开始”、“路径”和“速度”子菜单中的选项进行调整（在“自定义动画”任务窗格）。

各种各样的小技巧　　

增加更多可取消操作数。所有的Office用户都知道“编辑”　“撤销”命令（Ctrl-Z）能够撤销最后一步操作。如果点击“撤销”图标旁边的下拉箭头，还能允许你撤销若干次操作以回到早先的工作状态。在默认情况下PowerPoint最多允许你撤销20次操作，但实际上你可以把这个上限提高到150次。选择“工具”　“选项”，然后点击“编辑”标签。在“撤销”区域的“最多可取消操作数”字段输入你想要的数值（从3到150均可），然后点击“确定”退出。需要注意的是，当你增加PowerPoint的最多可取消操作数时，它所占用的PC内存也会随之增加。　　

重复利用你以前的作品。如果你在以前的演示文稿中已经做过相同或者类似的幻灯片，在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果，而不需要从头再来一遍。你可以把以前的演示文稿中的幻灯片直接插入当前的演示文稿。首先，在“幻灯片浏览视图”中显示当前的演示文稿。用鼠标点击你所要插入新幻灯片的位置，选择菜单中的“插入”　“幻灯片从文件”打开一个“幻灯片搜索器”对话框（如图3所示）。在“搜索演示文稿”选项卡中输入文件名（或者用浏览方式找到它），然后按Enter键。点击你想要插入的幻灯片，然后按“插入”按钮。　　

另外，你还可以点击“插入所有”按钮把该演示文稿中的所有幻灯片一次性全部插入当前文稿。

应用多个模板

在很早以前，每个演示文稿只能使用一个设计模板，现在已经没有这种限制；你可以在一个演示文稿中应用任意多个模板。比如，你可能会应用第二个模板来引入一个新的话题或者引起观众的注意。为了实现这个目标，你需要在“普通视图”中显示该演示文稿，并且让标记区域也显示在屏幕左侧。在“幻灯片”标记中，点击你想要应用模板的一个或多个幻灯片图标。从菜单中选择“格式”　“幻灯片设计”（或者直接点击“设计”按钮）来显示“幻灯片设计”任务窗格。选中你想要应用的模板图标，然后点击模板图标右侧的下拉列表箭头，并选择“应用于选定幻灯片”。　　

导入文档。如果你想在演示文稿中输入的文字已经存在于Word文件，就不需要再手工输入一遍。你可以在PowerPoint中直接打开那个Word文件。你也许需要对导入的文档进行一些格式上的调整，但这肯定比你手工输入这些文字要方便得多。一个提示：如果原来的Word文件使用了大纲标题，导入的效果是最好的。　　

首先在PowerPoint中选择“文件”　“打开”。在“打开”对话框中，点击“文件类型”右边的下拉箭头，然后选择“所有文件”。双击你想要在PowerPoint中打开的Word文档。它会像打开新的演示文稿一样被打开。　　

使用“自动调整”按钮。如果在一张幻灯片中出现了太多的文字，你可以用“自动调整”功能把文字分割成两张幻灯片。点击文字区域就能够看到区域左侧的“自动调整”按钮（它的形状是上下带有箭头的两条水平线），点击该按钮并从子菜单中选择“拆分两个幻灯片间的文本”。　　

输出数据到Word文档。有时候你需要把演示文稿以文字的形式分发给同事或客户，此时把演示文稿输出为Word文档是最好的方法。　　

在PowerPoint中，选择“文件”　“发送”　“Microsoft Word”。在“发送到Microsoft Word”对话框中选择你想要在Microsoft Word中使用的版式。比如，你可以选择“只使用大纲”来创建仅带有文字的文档；选择“空行在幻灯片旁”则可以创建一系列带有注释行的幻灯片缩略图。在你选择好版式之后，点击“确定”按钮把演示文稿发送给Word。　　

花一些时间练习一下上面的几种技巧吧！它们会让PowerPoint比以往更好地为你服务。

必不可少--PowerPoint在研究性学习中的应用

在平时开展的研究性学习中，从开题报告、小组谈论、合作交流到成果汇报等各个环节，PowerPoint都成为了必不可少的辅助工具。然而，在应用实践中我们发现，由于很多老师和学生缺乏了解，使得PowerPoint的一些十分有用的功能被忽略了，我们一起来看一看。

     1.在小组讨论中，使用“会议记录”做电子笔记

     由于研究性学习中的研究课题通常是由一个课题组集体承担的，因而要经常进行小组讨论。例如，各类演讲报告，就是在课题组讨论的基础上形成的，首先由课题组的一个主要的撰稿人制作一个演示文稿的初稿，然后课题组的全体成员对初稿进行讨论，讨论的形式是边放映演示文稿边发表各自意见，这时撰稿人还要对大家的讨论进行记录，以便根据记录进行修改并最终定稿。

     由此产生的一个问题是：此时讨论的内容是用什么方式记录、记录在什么地方？最好的方式当然是使用PowerPoint的“会议记录”，其实所谓的“会议记录”就是一种“电子笔记”，它可以在演示文稿放映的同时将内容记录在幻灯片中。使用“会议记录”的具体操作步骤是：

     （1）放映演示文稿。

     （2）单击右键，在弹出的快捷菜单中执行“会议记录”命令，则弹出“会议记录”对话框。

     （3）选择“即席反应”选项卡。

     （4）在“分配至”文本框中输入发言者的姓名，在“描述”文本框中输入发言的内容。

     （5）单击〔添加〕按钮，此时发言者的姓名、发言的内容和发言的日期均被添加在下面的文本显示区域中。

     （6）重复步骤（4）、（5），直至记录完所有人的发言。

     （7）单击〔确定〕按钮，关闭“会议记录”对话框，并且自动在演示文稿的后面插入若干新幻灯片，其中的内容就是所有的会议记录。

     使用“会议记录”的好处有两点：第一，提高工作效率，由于可以在幻灯片放映状态下（非幻灯片编辑状态）通过键盘输入文字，因而既能看到实际的播放效果又能够进行文字的记录，一切工作都是同步完成的；第二，方便浏览和编辑，由于记录的内容和演示文稿是一个有机的整体，因而日后的浏览和编辑可以在同一个演示文稿中进行。

     2.在合作学习中，使用“批注”进行交流

     研究性学习的特点之一是合作学习。在合作学习中经常要对演示文稿进行交流，其中的一种交流形式是：先由一个撰稿人写出一个演示文稿的初稿，然后将初稿分发给课题组的每个成员带回家去审阅，每个人提出自己的意见后，再将初稿连同意见一起交回撰稿人。

     意见记录在什么地方呢？最好使用PowerPoint中的“批注”记录在演示文稿中，在PowerPoint中使用批注的特点是：批注不是幻灯片正文的一部分，批注不会破坏原稿，批注在播放时既可以显示又可以隐藏。使用“批注”的具体操作步骤是：

     （1）打开演示文稿。

     （2）单击“插入”菜单，执行“批注”命令打开“审阅”工具栏，同时在幻灯片中插入一个批注文本框。

     （3）在批注文本框中输入需要批注的内容。

     （4）使用“审阅”工具栏中的工具对批注进行编辑，如显示或隐藏批注、插入新的批注、删除批注等。

     由于批注和幻灯片是一个演示文稿的有机整体，因而既方便了批注者的审阅，也方便了撰稿人的浏览和编辑。

     3.在汇报研究成果时，使用“备注页”准备讲稿

     对于在研究性学习中取得的研究成果，学生们往往通过演示文稿的形式进行汇报，从演示文稿的特点来说，其中的文字不宜过多，列出的只是演讲的提纲。但是，一个演讲不可能没有详细的演讲内容，而演讲内容并非都是即兴发言，因此需要事先准备讲稿。现在的问题是讲稿用什么方式来写？用纸和笔、还是用Word文档？其实最好的方式是使用PowerPoint中的“备注页”。

     所谓“备注”，顾名思义是指幻灯片正文以外的内容，其实“备注页”是PowerPoint的另一种视图方式，它的上半部分是幻灯片的正文，下半部分就是备注。按通常的方式播放演示文稿时，不会显示备注页的内容，因而备注页可以用来写无须观众看到的讲稿。使用备注页的操作步骤是：

     （1）单击“编辑”菜单，执行“备注页”命令，则切换到备注页视图。

     （2）在有文字提示“单击此处添加文本”的文本预留区中单击鼠标，则光标出现在该区域的左上角。

     （3）输入讲稿内容。

·   在PowerPoint中存有大量设计模板，使用它可以使你轻松制作出漂亮的幻灯片。但也有一个缺陷，即采用一种模板后，在所有的幻灯片中，都是一样的背景和图案，显得过于单调。

·   有一种变通的办法：将近似的内容采用一种设计模板制作在一个幻灯片文件中，例如为参加某会议提交的论文需要制作幻灯片，可将论文标题、摘要、正文、结论、参考文献等分别采用一种设计模板制作存储为不同的幻灯片文件，这样的幻灯片看起来就富于变化了。

·   但在幻灯片放映时有一个问题，一个个的幻灯片文件需多次打开，太麻烦了！这时我们可以使用PowerPoint的“动作设置”功能很方便地解决。 首先按照需要根据个人的喜好分类采用不同的设计模板制作并存储为若干个不同的幻灯片文件，如WJ1、WJ2等。

·   在第一个文件如WJ1的最后一幅幻灯片上，可以选中一段文字，也可以选中一幅卡通画，在“幻灯片放映”中点击“动作设置”。也可以首先在“幻灯片放映”中点击“动作按钮”，在幻灯片合适的位置设置一个按钮，设置完成后自动进入“动作设置”。

·   根据个人的习惯，选取“单击鼠标”或“鼠标移过”，动作则选中“超级链接到”，再选取“其它PowerPoint演示文稿”。

·   在“超级链接到其它PowerPoint演示文稿”弹出选单中，输入第二个幻灯片文件名如WJ2。 为了在第二个幻灯片文件放映完毕后能顺利返回到调用它的幻灯片或再转到其它的幻灯片，同样方法在该幻灯片的最后一幅适当位置选中文字或设置按钮，超级链接到其它PowerPoint演示文稿或返回。

从已有PPT文档中提取母板

1 用PowerPoint打开已有的PPT文档

2 点击视图→母板→幻灯片母板

3 点击文件→另存为，在“保存类型”中选择“演示文稿设计模版”(文件后缀名为.pot)

把演示文稿变小巧的技巧

为了美化PowerPoint演示文稿，我们往往会在其中添加大量图片，致使文件变得非常大。由于演示文稿文件主要用于屏幕演示而不作为打印输出，所以我们可以利用PowerPoint2002的压缩图片功能让演示文稿变得小巧起来。

步骤如下：

打开PowerPoint 2002制作的演示文稿，选择“文件”菜单下“另存为”命令。

在弹出的“另存为”窗口中，点击右上角的[工具(L)]按钮，在下拉菜单中选择“压缩图片”。

在你忽略的地方往往藏有宝藏

在弹出的“压缩图片”窗口中，点击“更改分辨率”选项，将分辨率从默认的“打印”（分辨率200dpi）选项改为“Web/屏幕”(分辨率96dpi)。再将“选项”中的“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”复选框选中。

可以看到分辨率的改变

单击［确定］按钮，关闭“压缩图片”对话框，随后会弹出一个警告窗口警告“压缩图片”命令可能会降低图像的质量。是否应用图片优化？点击［应用］按钮退出。

不顾警告，一意孤行

在“另存为”窗口中，为文件起一个新名字保存即可。

好了，看看新保存文件的属性，是不是比修改前的文件小多了。

PowerPoint中超链接常用技巧

PowerPoint中，我们经常要用到超链接，常见的问题有如下几种：

更改链接文字的颜色

　　如果你厌烦了PowerPoint中默认的链接文字颜色和单击后链接的文字颜色，可通过“格式”菜单中的“幻灯片配色方案”（PowerPoint 2002应为“幻灯片设计”中的“编辑配色方案”），从弹出的“配色方案”对话框中选中“自定义”选项卡，然后就可以进行相应的设置了。

去掉链接文字的下划线

　　如果想去掉链接文字的下划线，可通过向幻灯片中插入一个新的文本框（不要使用幻灯片版式中自带的文本框)，输入文字标题后，选中整个文本框再设置该文本框的超链接，这样就看不到链接文字的下划线了。

出现链接提示信息

　　如果希望在幻灯片中添加如图1所示的链接提示信息效果，只须在链接对话框中单击“屏幕提示”按钮，输入相应的提示信息即可。

链接可执行文件出现病毒提示的问题

　　有时我们需要在幻灯片演示过程中链接到某一可执行程序，即使将“宏”的安全性设置为“低”，链接时系统都会出现“该文件可能会携带病毒”的提示。怎样关闭这一提示信息呢？其实只须选中链接标题，使用“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”，选择需要运行的可执行文件就可以了。

小提示：在PowerPoint2000中用该方法打开可执行文件不需要设定“宏”的安全级别，但在PowerPoint2002中需将“宏”的安全性设为“低”才不会出现该提示信息。

巧用PPT制作树状结构图

打开PowerPoint，新建一演示文稿，单击“插入”菜单，指向“图片”，选择“组织结构图”命令，打开“Microsoft组织结构图”窗口（如图1）。此时“Microsoft组织结构图”窗口以及其自有的菜单和工具栏代替了PowerPoint的菜单和工具栏，并且两者差别很大，可将鼠标指针移到每个工具栏按钮处并停留几秒，可获得有关该按钮的提示。

     这时，可以在方框中输入相关内容。如果要在某一个结构的左、右、下方增加分支时，根据需要单击窗口中不同的工具（部下、同事、经理、助理等）至目标位置即可。

     还是以“用Word 2003绘图工具制作树状结构图”一文的“计算机系统”的结构图为例，先在第一框中输入“计算机系统”，再在其下属位置分别输入“软件部分”和“硬件部分”，用“Del”键将无用文本框删除（因为只需两个下属），然后再在其下面插入相应数量的文本框并输入内容，PowerPoint会根据组织结构图的大小自动调整整体大小（如图2）。

     如果你不满足默认的效果，可以通过设置文本字体、颜色；图框样式、颜色；线条样式、颜色等来进行设置，来满足你的要求。

     在Microsoft组织结构图编辑器中，还提供了多种样式的组织结构图，可以在“样式”菜单上选择一种样式（如图3），但此前必须先选中需要更改样式的部分。一旦创建好了一个组织结构图，应将其保存后再放置至幻灯片上，PowerPoint会将其作为一张普通的图表来对待。也可以使用PowerPoint中的“绘图”工具栏对其进行多种文字和图形的添加，编辑和修改操作。还可以通过“文件”菜单下的“另存副本为”保存图表为组织结构图文件（.opx）。

     如果你是一位管理人员，经常为编辑和绘制组织结构图而头疼的话，不妨也使用一下PowerPoint，它可以帮你轻松完成此类工作哟！

幻灯片备注页特殊播放技巧

Powerpoint有很强的备注页功能，很多人没有很好的应用，特别新手要很好地运用，才会让自己的演示得心应手。

问题的关键就在于：如何使PPT备注仅让演示者自己看得到，而台下的观众看不到呢

这里只要简单地改变播放方式，两步即可实现以上功能。

第一步：在windows属性/设置/下“1”“2”选择中，点选“2”（多监视器支持)

第二步：启动Powerpoint/PPT放映/设置放映方式/   做如下的改变“幻灯片显示于”选项中，点选“监视器2”——并勾选“显示演讲者视图”

OK ！大功告成

多重方法实现淡入淡出效果

在多媒体作品的制作过程中，滚动字幕是一种经常要用到的显示效果。在显示大段的文字、片尾的呈现等处，经常会见到这种效果的踪影。而淡入淡出效果更是被经常采用。其实，在我们常用的多媒体制作平台上，这种效果并不难制作。下面，来看看在PowerPoint、Authorware和Flash中如何实现淡入淡出的滚动字幕效果。

用PowerPoint实现

启动PowerPoint XP，新建一个幻灯片，点击“绘图”工具栏上“矩形”工具，在当前幻灯片上画一个大的矩形（如果看不到“绘图”工具栏，请点击菜单命令[查看]→[工具栏]→[绘图]）。选中这个矩形框，双击打开“设置自选图形格式”对话框。点击“颜色和线条”选项卡，在“线条”项目中点击“颜色”下拉按钮，在弹出的颜色设置列表中，点击“无线条颜色”，清除此矩形的边框颜色（如图1）。

点击“填充”项目的“颜色”下拉按钮，在打开的填充下拉列表中，选择“填充效果”命令。打开“填充效果”对话框。点击其中的“渐变”选项卡，并选中“双色”单选项。

点击“颜色1”下拉按钮，选取一种与背景颜色相近的颜色，下面的“颜色2”就用“白色”好了。在“透明度”项目中，拖动第二个调节杆到100%处。其他的设置就用默认的好了（如图2）。点击[确定]按钮完成此矩形框的设置。

此时，如果颜色选的好的话，那么此矩形框会“融入”到背景中，几乎看不到。不过，我们还得再次选中它（不会不记得把它放到哪里了吧

点击右键，在弹出的快捷菜单中选择[复制]按钮，并再次击右键，选中[粘贴]按钮，得到一个完全相同的矩形框。选中新复制的矩形框，将鼠标移到矩形框上方的“旋转控点”，按下鼠标，则鼠标会变成四个旋转的箭头（如图3）。拖动鼠标，将此矩形框旋转180度，完成矩形框垂直方向的翻转，松开鼠标。选中旋转好的矩形框，将其移动到合适的位置。

点击“绘图”工具栏上的“文本框”，在幻灯片上单击，输入必要的文字，设置好格式。选中这个文本框，点击[绘图]→[叠放次序]→[置于底层]（如图4）。

好了，现在可以把文本框移到那两个矩形框的上部。选中文本框，点击右键，选中“自定义动画”，然后在“自定义动画”任务窗格中点击[添加效果]→[进入]→[缓慢进入]，其各项设置如图5所示。

MsProducer：轻松组织多媒体商业展示

    Microsoft Producer能够帮助商业用户和多媒体专爱获取、同步和发布音频、视频、幻灯片和图片——从而获得可以在Web浏览器中点播查看的多媒体演示文稿。

使用方法如下：

      第一步、导入素材　要制作声像并茂的会议纪要，首先要把相关的视频、声音和幻灯片文件准备好。　　

　　第二步、调入模板　导入的素材怎样才能像图1那样各就其位呢？这就是“演示文稿模板“的功用了。　　

　　第三步、素材的同步处理 导入的素材要进行同步处理才能真正使用，否则文稿中就可能出现演讲人正在讲解B图，而幻灯片却还在显示A图的尴尬现象。　　

　　第四步、编辑和预览 在Producer中修改幻灯片非常简便，只需右击并相应幻灯片并选择“编辑幻灯片”命令，随后Producer会自动打开PowerPoint程序供您修改。另外就像我们用Word打印前需要预览一样，Producer在最后输出文稿之前也可以预览一下。　　

     第五步、发布输出 Producer支持将文稿发布到本机硬盘、局域网共享文件夹、Web服务器等三个位置，我们用得最多的仍是将文稿输出为硬盘文件。

！！是MS-offeiceXP免费组件

快速将PowerPoint幻灯片转换为图片

要将PowerPoint文件中的某一个幻灯片添加到图形编辑软件中去，通过PowerPoint的普通编辑窗口“全选→复制”后再粘贴的办法是无法实现的，因为这样的转换办法在其他软件中不能将背景即母板图像粘贴过来。解决的办法有三种：

1.通过普通视图

如果你的普通视图默认效果包括了缩略图，直接用右键点击要转换幻灯片的缩略图，在快捷菜单中选择“复制”，然后打开图形编辑软件粘贴即可。

2.通过备注页视图

如果你的普通视图默认效果不包括缩略图，可以通过备注页视图来转换。先通过滚动条在编辑窗口中显示要转换的幻灯片，然后点击“视图”菜单下的“备注页”，在备注页视图中选中该幻灯片的缩略图，执行1中的操作即可。

3.通过幻灯片浏览视图

如果要转换多幅幻灯片，而且你的普通视图默认效果不包括缩略图，可以通过灯片浏览视图来转换。点击“视图”菜单下的“幻灯片浏览”，在幻灯片浏览视图中选中一个需要转换的幻灯片的缩略图，执行1中的操作即可，多次执行重复操作可以快速地将多个幻灯片转换为图片。

字幕式片头制作(图)

    电影和电视剧中，制作者们喜欢挑选片中精彩镜头放在片头，在屏幕上拉动出现，起到吸引观众的目的；片尾则通常用移动字幕的形式给出演员、制作者等的姓名及相关资料。

　　其实，我们在用PowerPoint制作演示文稿时，利用好它的动画设置，也可以制作出字幕式片头片尾来。

　　以拉动式片头的制作为例

　　1、准备好用于制作拉动式动态片头的图片，并用图像处理软件进行适当的修饰。

　　2、启动PowerPoint2002，打开需要制作这种片头的演示文稿，选中第一张幻灯片，执行“插入→新幻灯片”命令(直接按“Enter”键或按“Ctrl+M”组合键)，插入一张空白的幻灯片，用于制作这种片头。

　　3、在上述空白幻灯片中，执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框(如图一)定位到图片所在的文件夹，选中第一张图片后，按“插入”按钮将图片插入到幻灯片中。

    4、选中上述插入的图片，执行“幻灯片放映→自定义动画”命令，展开“自定义动画片”任务窗格(如图二)。

       单击“添加效果”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，展开“进入”下面的级联菜单，选中其中的“其他效果”选项，打开“添加进入效果”对话框(如图三)，再选中其中的“缓慢进入”选项，“确定”返回。

      5、按“任务窗格”中“方向”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“自右侧”选项；再按“速度”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“非常慢”选项(参见图二)。

　　6、调整图片至合适大小，并将其定位到“工作区”左侧边缘外(如图四)。

      7、重复上述3—6步的操作，将第二张图片插入其中,并完成相应的设置。

　　8、在“任务窗格”中双击第二张图片的动画设置选项，打开“缓慢进入”对话框(如图五)，

切换到“计时”标签下，按“开始”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“之后”选项，并将下面的“延迟”选项设置为“0”。

注意：具体延迟时间，请根据实际需要设置。

1、运行PowerPoint XP程序，并在操作界面中执行“文件”/“新建”命令，来新建一文件；

2、依次在菜单栏中单击“视图”/“工具栏”/“控件工具箱”命令，打开“控件工具箱”面板窗口；

3、用鼠标单击该窗口中的“其他控件”按钮，来打开PowerPoint XP安装的ActiveX控件清单；

4、选择其中的“Shockwave Flash Object”命令，随后鼠标形状就变成了“十”字形，再将鼠标指针移动到幻灯片上画出一个大小合适的矩形区域，以便在其中播放Flash动画；

5、用鼠标右键单击前面的矩形区域，从随后打开的快捷菜单中，执行“属性”命令；

6、然后在弹出的“属性”窗口中，选择其中的“自定义”；

7、单击“自定义”行右边的按钮，在随后打开的“属性页”对话框，在这里的“Movie URL”设置栏中你可以输入Flash动画文件的完整路径，输入时要注意动画文件的后面要加上扩展名.swf，设置好后单击“OK”按钮返回到主操作界面；

8、执行菜单栏中的“幻灯片放映”/“观看放映”命令，你就能使用PowerPoint XP播放Flash了；

9、要是感觉到Flash动画尺寸不合适的话，你可以返回到编辑状态，然后用鼠标选中Flash动画，当四周会出现控制点时，你可以使用鼠标来调整动画的大小和位置，直到自己满意为止；

在PowerPoint中插入视频的三种方法
为了能更好地帮助大家合理地在PowerPoint课件中插入和播放视频文件，本文特向大家介绍PowerPoint中插入和处理视频的三种方法。

直接播放视频

这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PowerPoint只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。因此这种方法特别适合PowerPoint初学者，以下是具体的操作步骤：

1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。

2.将鼠标移动到菜单栏中，单击其中的“插入”选项，从打开的下拉菜单中执行“插入影片文件”命令。

3.在随后弹出的文件选择对话框中，将事先准备好的视频文件选中，并单击[添加]按钮，这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。

4.用鼠标选中视频文件，并将它移动到合适的位置，然后根据屏幕的提示直接点选[播放]按钮来播放视频，或者选中自动播放方式。

5.在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。

插入控件播放视频

这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。

1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。

2.将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。

3.在随后打开的控件选项界面中，选择“Windows Media Player”选项，再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为Windows Media Player的播放界面(如图1)。

4.用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。

5.在“属性”窗口中，在“File Name”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。

6.为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。

7.在播放过程中，可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。

插入对象播放视频

这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的，与以上两种方法不同的是，它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段，然后再播放。实现步骤为：

1.打开需要插入视频文件的幻灯片，单击“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框。

2.选中“新建”选项后，再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项，单击[确定]按钮(如图2)。

3. PowerPoint自动切换到视频属性设置状态，执行“插入剪辑/Windows视频”命令，将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。

4.执行“编辑/选项”命令，打开选项设置框，在其中设置视频是否需要循环播放，或者是播放结束后是否要倒退等，单击[确定]返回到视频属性设置界面。

5.点选工具栏中的视频[入点]按钮和[出点]按钮，重新设置视频文件的播放起始点和结束点，从而达到随心所欲地选择需要播放视频片段的目的。

6.用鼠标左键单击设置界面的空白区域，就可以退出视频设置的界面，从而返回到幻灯片的编辑状态。还可以使用预览命令，检查视频的编辑效果。

PowerPoint解决课件中的配音难题
用PowerPoint制作英语课件时，在“听力配课文”环节上出了点小问题：课文很长，若将内容放在一页上，只能是个形式，学生根本看不到文字的提示。而如果放到多页上，又必须把声音文件按幻灯片内容适当截取。

经过一番摸索，最终将课文的录音当作背景声音来处理，并结合排练计时解决了这个问题，实现方法如下：
1. 在课文听力部分插入录音，在弹出“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”对话框时选择[是]，让幻灯片放映到该页时自动播放插入的声音。

2. 然后再设置声音的自定义动画（如图1），“停止播放在5张幻灯片后”是因为我将课文分为5页，可视具体情况而定。

3. 从菜单“幻灯片放映”中选择“设置幻灯片放映方式……”，在弹出的对话框中进行如图2所示的设置，目的是让放映在指定区域进行。

4. 再从菜单“幻灯片放映”选择“排练计时”，目的是使幻灯片的切换和声音相符合。在排练计时状态下操作幻灯片的展示，可从预演消息框看到当前页所用时间和总共所用的时间

PowerPoint中使用Flash的两点技巧
　　1．如何使用Flash片段

　　有时在PowerPoint中使用Flash，我们只需要Flash中的一个片段，而Flash却没有(播放)、(暂停)、(快进)等按钮，Flash文件也不能修改，这样使用Flash的效果就会大打折扣。经过摸索，笔者发现可以这样做：我们在Flash插入PowerPoint后，经过大小调整，先在插入Flash的幻灯片进行预览，播放到我们所需要的帧，然后停止。在进行幻灯片放映时，当播放到这张幻灯片时，Flash就正是我们所需要的帧。若所使用的帧播放完了，Flash还没有结束，我们可以在幻灯片上加一个按钮超链接到我们需要的幻灯片。这样同一个Flash文件就可以在一个演示文稿中使用多次，每次所播放的片段都可以不同。这种技巧在复习课非常有用。

　　2．如何解决Flash动画不能播放的问题

　　相信很多人都会发现，做好的插入Flash的演示文稿在自己的机器上播放时正常，但拷到U盘上到了别的地方却不行了。这时打开PPT会发现插入Flash的幻灯片是图1所示的样子，这是因为Flash文件的路径不对。点选这个矩形，然后右击鼠标，在弹出的菜单中选择“属性”，弹出该控件的属性对话框(如图2) ，然后选择“自定义”栏右边的(…)。在“Movie URL”栏中填入SWF文件的URL地址(如图3)。在这里，最好将演示文稿和Flash文件放在同一个文件夹中(这个文件夹最好是新建的，除了演示文稿和所需要的素材，最好再也没有其他文件)，所以我们只是将SWF文件的文件名填入便可以了。此时，你要去其他机器上使用，只需要将这个文件夹一并拷上就可以万无一失了。

PowerPoint课件中Flash控制攻略
在PowerPoint课件中，插入Flash动画已经不是什么新鲜事了。这不，这次的英语课件中，应英语老师的要求，插入了网上找来的一个Flash英文歌，果然为课件增色不少。但英语老师提出要在课件中能控制这个英文歌，比如说播放、暂停、快进、快退等功能。呵呵，这倒也难不倒我，用Office中的VBA就可以做到。

插入Flash影片

单击“视图/工具栏/控件工具箱”，选择“其他控件/Shockwave Flash Object”，在幻灯片中用鼠标拖出一个方框，调整好大小。这样，我们用插入控件的方法插入一个Flash控件，选择当前控件，在“属性”面板中作如下设置：“Movie”中填入所需的Flash影片名称，“名称”就用默认的“ShockwaveFlash1”，这个名称在后面的VBA编程中要用到。

插入命令按钮

1. 制作(播放)按钮

在“控件工具箱”中选择“命令按钮”，在幻灯片中拖动，即可拖出一个命令按钮。调整好大小，在“属性”面板中作如下设置：“名称”中输入“cmd_play”，“Caption”中输入“播放”。双击该按钮，进入VBA编辑窗口，输入如下内容：

Private Sub cmd_play_Click()

ShockwaveFlash1.Playing = True

End Sub

2. 制作(暂停)、(前进)、(后退)、(返回)、(结束)按钮

按钮制作的方法同上。“属性”面板中分别作如下设置：暂停按钮的“名称”为“cmd_pause”，“Caption”为“暂停”；前进按钮按钮的“名称”为“cmd_forward”，“Caption”为“前进”；后退按钮的“名称”为“cmd_back”，“Caption”为“后退”；返回按钮的“名称”为“cmd_start”，“Caption”为“返回”；结束按钮的“名称”为“cmd_end”，“Caption”为“结束”。

分别为各个按钮加上VBA，命令依次如下：

Private Sub cmd_pause_Click()

ShockwaveFlash1.Playing = False

End Sub

Private Sub cmd_forward_Click()

ShockwaveFlash1.FrameNum = ShockwaveFlash1.FrameNum + 30

ShockwaveFlash1.Playing = True

End Sub

Private Sub cmd_back_Click()

ShockwaveFlash1.FrameNum = ShockwaveFlash1.FrameNum - 30

ShockwaveFlash1.Playing = True

End Sub

Private Sub cmd_start_Click()

ShockwaveFlash1.FrameNum = 1

ShockwaveFlash1.Playing = True

End Sub

Private Sub cmd_end_Click()

ShockwaveFlash1.FrameNum = ShockwaveFlash1.TotalFrames

End Sub

说明：在(前进)、(后退)、(返回)按钮中，后面均加上一条播放命令，是因为在实际应用时，发现后面如果没有播放命令的话，Flash影片会停止播放，所以这句是万万不可少的。

3. 播放幻灯片

看看按钮是不是可以控制影片了呢？什么？没反应，那一定是你的宏的安全性设得太高了，单击“工具/宏/安全性”，将“安全级”设为“低”。重新打开PowerPoint，可以了吧。

让PowerPoint课件播放更精彩
由于PowerPoint在制作课件方面操作方便、易于上手，很多教师用它在演示文稿中插入Flash动画、视频文件、同步配音，制作图文和声音并茂的丰富多彩的课件。但是PowerPoint幻灯片之间的切换是平面效果，能不能使播放过程中的过渡就像电视节目那样出现立体的特效呢？如果能实现的话，其播放效果会更加精彩！

首先，下载安装Powerplus插件(下载地址：http://www.crystalgraphics.com/presentations/main1.asp。)该插件安装完毕后，在PowerPoint的工具栏中将增加三个快捷按钮，通过它们就可以给幻灯片增加3D切换特效了。

首先按照正常步骤编辑好一篇幻灯片文档，接着点击工具栏中的[Add 3D Transition]按钮，弹出设置对话框(见附图)，在“Style”下拉列表中选择各种切换效果，可以通过上部的“Effect”区域进行预览，在这种所见即所得工作方式下能便利地为每张幻灯片定义不同风格的转场特效。另外，还有一些人性化选项，比如设定转场效果切换的速度、是否采用背景音乐、由鼠标点击切换下一张还是延迟一定时间之后自动切换等。
如果需要对一篇页数很多的幻灯片文档定义转场效果，可以直接在“Style”下拉列表中选择“Random Transition”，这样可以由程序随机分配转场特效。

完成上述设置操作之后，点击[View Show with 3D]按钮可以预览整个幻灯片的转场效果，满意后再点击[Pack 3D Effects]按钮把各种特效整合到幻灯片文档中。这样即使在没有安装PowerPlugs的计算机中也能欣赏到各种3D特效了。

按钮控制PowerPoint播放视频对象
用PowerPoint制作多媒体演示文稿的时候，很多人喜欢加入视频以增强作品的表现力。其实过程十分简单，只需依次选择“插入→影片和声音→文件中的影片”菜单命令，找到视频文件并双击即可。如果我们还需要对视频播放加以控制，比如播放、暂停等，我们该如何实现呢?其实可以使用PowerPoint 2003中的触发器来实现。

　　打开PowerPoint，插入视频文件。在询问“幻灯片放映时如何播放此视频”的界面中选择“单击时”，接着则会在窗口中出现一个小的播放框，调整其大小至合适。

　　单击“绘图”工具栏中的“矩形”工具，拖拉出一个矩形框。在此矩形框上单击右键，选择“添加文本”命令，文本内容为“播放”，以它作为控制视频播放的命令按钮。调整好矩形框和文本的大小、颜色等。复制两个，分别命名为“暂停”、“停止”。这样，三个控制按钮就算做好了。当然，你也可以选用其他的形式来制作这三个按钮，比如艺术字、动作按钮等。

　　1.暂停按钮的实现

　　选中视频播放框，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”命令。可以看到，在“自定义动画”任务窗格中已经有了这个视频的任务格。默认情况下，幻灯片放映时如果单击视频画面，就会暂停。

　　单击有小鼠标的那一格，会在该格右侧出现下拉按钮，单击，在弹出的下拉列表中选择“计时”命令。在“暂停影片”对话框中，选择“选项卡”，然后在“单击下列对象时启动效果”单选项右侧的下拉列表中选择“矩形2:暂停”。最后单击“确定”按钮。

　　2.播放和停止按钮的实现

　　选中视频的播放框，依次选择“添加效果→影片操作→播放”命令，可以看到在任务窗格中增加了“播放”项(有一个向右三角箭头的即是)。

　　同样方法选择“播放影片”对话框的“计时”选项卡，单击“触发器”按钮，然后选中出现的“单击下列对象时启动效果”单选项，并在其右侧的下拉列表中选择“矩形1:播放”。这样，单击“播放”按钮即可开始视频播放的效果了。

　　“停止”按钮与“播放”按钮的制作方法基本相同，这里不再赘述。

　　提示:如果你想在作品中加入一段声音作为背景音乐，你也可以采用上述方法为背景音乐添加控制按钮，有兴趣的朋友不妨尝试一下。

PowerPoint制作自动交互问答课件
教师在每节课结束前，习惯留几道习题让学生们自行练习，以巩固当堂课所学的知识。如果用PowerPoint来做相应的演示文稿，可以利用其VBA功能，让这些练习具有交互功能。

　　如图1，这是一个答题界面示例，可以判断答案正确性的多项选择题，下面我们来看看具体的实现过程。

　　1．启动PowerPoint2003（其他版本操作相似），打开相应的课件演示文稿，定位到制作练习题幻灯片中，输入题干字符。

　　2．执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”，点击一下其中的“复选框”按钮，然后在幻灯片中拖拉出一个复选框来。

　　3．选中上述复选框（CheckBox1），单击“控件工具箱”上的“属性”按钮，打开“属性”对话框，切换到“按分类序”标签下，展开“外观”选项，将其中的“Caption”后面的字符修改为题目相应的选项字符（如“水”），再展开“字体”选项，点击右侧的“省略号”按钮，打开“字体”对话框，设置好字体、字号等。

　　小贴士：控件的其他属性可以直接采用默认的属性。

　　4．将上述复制框复制三份（根据备选项的多少确定复制数量），分别将“Caption”属性修改为题目其他选项字符（如“纯碱、熟石灰、干冰”）。

　　5．再用“控件工具箱”的“命令按钮”在幻灯片上添加一个按钮，并将其“Caption”属性修改为“判断”（或其他字符）。再双击该按钮，进入“Visual Basic编辑器”状态（如图4），将下述代码输入到出现的一组代码中间，输入完成后，关闭窗口返回。

　　If CheckBox1.Value = True And CheckBox4.Value = True Then
　　MsgBox "选择正确。", vbOKOnly, "结果"
　　Else
　　If CheckBox1.Value = True Or CheckBox4.Value = True Then
　　MsgBox “选对了一个。”, vbOKOnly, “提示”
　　Else
　　MsgBox "选择错误！正确答案是“水和干冰”！", vbOKOnly, "提示"
　　End If
　　End If

　　小贴士：上述代码的含义是，如果（If）选择了第1和第4项（CheckBox1.Value = True And CheckBox4.Value = True），按下“判断”按钮，则弹出如图3所示界面和消息（MsgBox）框（选择错误！正确答案是“水和干冰”！——消息内容；vbOKOnly——消息框中仅显示出一个“确定”按钮；提示——消息框标题）。

　　如果只选择了第1项或第4项，则会弹出如图所示的消息框；

　　其他选择均会弹出如图所示的消息框。

　　6．将上述命令按钮复制一份，将“Caption”属性修改为“重选”），再双击该按钮，将下述代码输入到出现的一组代码中间，输入完成后，关闭窗口返回。

　　CheckBox1.Value = False
　　CheckBox2.Value = False
　　CheckBox3.Value = False
　　CheckBox4.Value = False

　　7.在演示过程中，学生进行相应的选择后，按下“判断”按钮，即可作出相应判断；如果认为选择有误，按一下“重选”按钮，即可重新选择。

浅谈PowerPoint中声音插件的共享播放
有一次笔者用PowerPoint制作课件，需要插入三个声音文件：1.wav（100KB）、2.wav（800KB）和3.wav（5MB）。在课件中，要求2.wav在两幅幻灯片中分别用到，而且文件2.wav、3.wav在同一幅幻灯片中要同时播放。在制作过程中，我把三个声音文件放在同一个文件夹Sound下，把Sound文件夹和幻灯片主文件Star.ppt放在一个文件夹Ppt下，制作完成后播放一切正常。于是我把文件夹Ppt复制到多媒体教室的教师机上，此时问题就出现了：声音文件1.wav播放正常，而声音文件2.wav和3.wav不能播放。就此问题我进行了一番研究和尝试。（点击查看更多软件使用技巧）

尝试一：改变链接声音文件的大小

右击1.wav的图标，选择“编辑→声音对象”，打开“声音选项”对话框，得知文件“包含在演示文稿中”，而声音文件2.wav和3.wav的“声音选项”中记录了声音源文件的绝对路径，并且是复制原电脑上的绝对路径，当然复制后再用这个绝对路径寻找声音源文件就找不到了。这就是声音文件1.wav播放正常，而声音文件2.wav和3.wav不能播放的原因。

执行“工具→选项”命令，在“常规”选项卡中有“链接声音文件不小于（100）千字节”的默认设置，因为文件1.wav为100KB（小于100KB），所以被包含在演示文稿中，而文件2.wav、3.wav大于100KB，当然被作为链接文件处理了。笔者把链接声音文件的设置值改为“不小于50000KB”后，再重新插入声音文件2.wav、3.wav，这时“声音选项”中便显示为“包含在演示文稿中”，只需将Star.ppt文件复制到其他的电脑上（不需复制Sound文件夹），三个声音文件便都能正常播放。但在同一幅幻灯片中的两个声音不能同时播放。

尝试二：将文件做打包处理

打开文件Star.ppt，执行“文件→打包”命令，然后将Pngsetup.exe和Pres0.ppz文件复制到多媒体教室的教师机上，解包后三个声音文件均能正常播放。但是由于那台电脑上装有PowerPoint软件，实在没有必要进行“打包”和“解包”的折腾，并且打包后的文件“肥”了不少，因为两次插入的同一声音文件2.wav，变成了文件名不同的两个文件（引用几次会出现几个文件），给复制过程带来了不少的麻烦。

尝试三：把声音文件与幻灯片文件放在同一文件夹下

笔者把三个声音文件从Sound文件夹中剪切下来，和Star.ppt文件并列地放在同一文件夹Ppt下，把Ppt复制到多媒体教室，三个文件播放正常。打开三个声音的“声音选项”，发现仍然记录了源文件的绝对路径，但播放时能自动更新，更新后的绝对路径指示了声音文件存放的准确位置。

结论：利用方正奥思或Dreamweaver等软件制作课件，可以把主文件中用到的声音、图像等素材存放在一个文件夹中，还可以更详细地分类放在几个子文件夹中，只要和主文件具有相同的父文件夹即可。但PowerPoint则不然，利用“插入→影片和声音”的方法插入的电影和声音文件只能和主文件放在一起，才能实现在其他计算机上正常播放。当引用的电影和声音文件较多时，就会显得很零乱。为了避免这个问题，笔者采取在另一台电脑上指定和原电脑相同盘符和文件夹的办法存放，使其绝对路径和原电脑相同，播放效果也很好。

但在实际应用PowerPoint过程中我们可能会碰到这样或那样的问题，比如用户在演示比较复杂的幻灯片时，由于一张幻灯片中的对象较多，操作失误，多点了一下鼠标……其实使用幻灯片放映控制快捷键更容易避免。所以作为一名PowerPoint的用户，掌握这些快捷键，可以更为有效、方便地应用这一演示软件。

1.编辑快捷键

以下仅给广大PowerPoint用户提供常用的但是大家不太注意的实用快捷键，以便提高幻灯片的编辑制作效率。

Ctrl+T：在句子.小写或大写之间更改字符格式

Shift+F3：更改字母大小写

Ctrl+B：应用粗体格式

Ctrl+U：应用下划线

Ctrl+l：应用斜体格式

Ctrl+等号：应用下标格式(自动调整间距)

Ctrl+Shift+加号：应用上标格式(自动调整间距)

Ctrl+空格键：删除手动字符格式，如下标和上标

Ctrl+Shift+C：复制文本格式

Ctrl+Shift+V：粘贴文本格式

Ctrl+E：居中对齐段落

Ctrl+J：使段落两端对齐

Ctrl+L：使段落左对齐

Ctrl+R：使段落右对齐

2.幻灯片放映控制快捷键

PowerPoint在全屏方式下进行演示时，用户可以操作的只有右键菜单和放映按钮.大家还可以使用以下专门控制幻灯片放映的快捷键，非常方便!

N、Enter、Page Down、右箭头(→)、下箭头(↓)或空格键：执行下一个动画或换页到下一张幻灯片

P、Page Up、左箭头(←)，上箭头(↑)或Backspace：执行上一个动画或返回到上一个幻灯片

+Enter：超级链接到幻灯片上

B或句号：黑屏或从黑屏返回幻灯片放映

W或逗号：白屏或从白屏返回幻灯片放映

s或加号：停止或重新启动自动幻灯片放映

Esc、Ctrl+Break或连字符(-)：退出幻灯片放映

E：擦除屏幕上的注释

H：到下一张隐藏幻灯片

T：排练时设置新的时间

O：排练时使用原设置时间

M：排练时使用鼠标单击切换到下一张幻灯片

同时按下两个鼠标按钮几秒钟：返回第一张幻灯片

Ctrl+P：重新显示隐藏的指针或将指针改变成绘图笔

Ctrl+A：重新显示隐藏的指针和将指针改变成箭头

Ctrl+H：立即隐藏指针和按钮

Ctrl+U：在15秒内隐藏指针和按钮

Shift+F10(相当于单击鼠标右键)：显示右键快捷菜单

Tab：转到幻灯片上的第一个或下一个超级链接

Shift+Tab：转到幻灯片上的最后一个或上一个超级链接

3.浏览Web演示文稿的快捷键

以下快捷键用于在网络(包括局域网、互联网等)上查看Web演示文稿。

Tab：在Web演示文稿的超级链接、“地址”栏和“链接”栏之间进行切换

Shift+Tab：在Web演示文稿的超级链接、“地址”栏和”链接”栏之间反方向进行切换

Enter：执行选定超级链接的“鼠标单击”操作

空格键：转到下一张幻灯片

Backspace：转到上一张幻灯片

4.通过邮件发送PPT的快捷键

如果用户要将演示文稿作为电子邮件正文发送时，可以通过以下的快捷键提高工作效率，此时要求邮件头处于激活状态。

Alt+S：将当前演示文稿作为电子邮件发送

Ctrl+Shift+B：打开”通讯簿”

Alt+K：在“通讯簿”中选择“收件人”、“抄送”和“密件抄送”栏中的姓名

Tab：选择电子邮件头的下一个框，如果电子邮件头的最后一个框处于激活状态，则选择邮件正文

Shift+Tab：选择邮件头中的前一个字段或按钮

通过使用以上的快捷键，相信广大的PowerPoint用户会更快捷、更方便地使用这一演示软件。

在PowerPoint中往往通过“插入→影片和声音→文件中的影片(或文件中的声音)”来播放音频视频文件，这种方法不方便对音视频进行控制。现在介绍一种利用Media Player控件控制音视频播放的方法。步骤如下

　　1、在PowerPoint中插入Media Player控件， 具体方法:

　　① 打开视图→工具栏→控件工具箱

　　② 选择控件“Windows Media Player”

　　③ 然后用“+”字形在PowerPoint页面上画出一个矩形，即嵌入一个Media Player播放器。

　　④ 双击该播放器，或在拖画的区域内按鼠标右键→在弹出的快捷菜单中选“属性”，出现控件属性窗口。

　　2、控件属性窗口中，在URL里面输入音视频文件名(包括扩展名)的地址，比如G:\AA.mpg(建议使用相对路径)，或点击“自定义”栏后的小按钮出现下图所示，输入或选取要播放的文件，若取消“自动启动”选项，则按播放按钮才开始播放。

　　3、幻灯片放映，看看是不是已经可以播放了。

　　注意:

　　>1、这种方法可播放大多数音视频格式的文件，若要播放RM格式的文件，先下载安装一个“Realone解码器For Windows Media Player”，随便在哪个搜索引擎中搜索“realone解码器”，多得很。

　　>2、电脑中安装的Media Player版本不同，控件的外观和控件属性显示可能不同，本文是在PowerPoint2003和Media Player9.0版下做的。

当我们在一张幻灯片中插入了多个对象（如图片、图形、文本框等）后，利用“绘图”工具可以让他们排列的整整齐齐:

执行“视图→工具栏→绘图”命令，展开“绘图”工具栏，按一下工具栏上的“选择对象”按钮，然后在多个对象外围拖拉出一个框，将多个对象框在其中，同时选中多个需要对齐的对象，按“绘图”工具栏上“绘图(R)”按钮，在随后弹出一快捷菜单中，展开“对齐或分布”级联菜单，选中其中一种对齐方式(如“右对齐”)即可。

《中国电脑教育报》今年第23期F7版上的《在PowerPoint中灵活调用MPEG文件》一文介绍了如何在PowerPoint中灵活调用VCD光盘中的DAT文件，方法虽然可行，却走了弯路。而且还需将原来的DAT文件全部复制，不仅繁琐还占据了很大的磁盘空间.

笔者在教学实际中的做法与之有所不同，截取需要的影像也是利用豪杰超级解霸，用播放器播放面板上的〔选择开始点〕按钮选择影像文件的起点，再用播放面板上的〔选择结束点〕按钮选择所需影像文件的结束点。不同的是单击〔MPG〕按钮后不是将选定的内容复制到剪贴板，而是复制到课件所在的文件夹，此时生成的MPG文件只包含需要的影像内容，比原先包含全部影像的DAT文件的容量大为减小。

然后再切换至PowerPoint的幻灯片编辑方式，单击“插入\影片和声音\文件中的影片”项，选择刚刚复制的MPG文件即可。如果需异机使用，只需将此MPG文件连同课件一同复制到U盘或刻在光盘上即可。

PowerPoint中制作倒影艺术字
我在制作演示文稿时，经常用到艺术字，稍加调整，可以制作出倒影(镜像)形式的艺术字：

先执行“插入→图片→艺术字”命令，按提示将相应的艺术字插入到幻灯片中，然后将此艺术字复制一份。

选中需要制作成倒影的艺术字，按“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，在随后弹出的快捷菜单中，依次选择“旋转或翻转→垂直翻转”选项即可
注意：①如果“绘图”工具栏没有展开，请执行“视图→工具栏→绘图”命令，将其展开。②选中需要复制的图形对象，然后按住Ctrl键，稍稍移动一下鼠标，即可快速复制对象。③如果选择“水平翻转”可以制作出镜像艺术字。

PowerPoint联姻其它程序

　　每个老师都有自己的辅助教学工具，如数学老师经常会用到几何画板之类的软件，就让它们与PowerPoint联姻吧。在PowerPoint中执行“幻灯片放映→动作按钮”命令，在PowerPoint适当位置拖动鼠标插入合适的动作按钮，这时会自动打开“动作设置”对话框，在“超链接到”下拉框中选择“其他文件”，在对话框中找到设计好的文件（如已经制作完成的几何画板文件），最后按下“确定”按钮搞定。按下F5键放映幻灯片时，单击“动作按钮”便可以自动用几何画板来打开这个文件了。

　　点评：利用“动作按钮”就可以让PowerPoint与其它程序亲密联姻，省去了老师们许多麻烦，不过要注意，在幻灯片中所链接的这些文件的默认打开方式必须是能打开它的程序，如几何画板文件默认打开方式必须为几何画板，并且几何画板已经安装到你的电脑上。

快速灵活改变图片颜色

　　利用PowerPoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为你的课件增色不少，可并不是所有的剪贴画都符合你的要求，尤其是感觉剪贴画颜色搭配不太合理，这时我们可以右击此剪贴画选择“显示‘图片’工具栏”选项，（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作）然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中任何颜色。

　　点评：没想到PowerPoint也可做图形处理吧，其实在PowerPoint中右击任何内容都可以执行“另存为图片”命令，是不是更像图形处理软件了？

处处有学校标志
　　许多老师在参加评选课活动时都要加上自己学校的LOGO标志，这时只需将标志放在母板上，所有幻灯片上就都有了，执行“视图→母板→幻灯片母板”命令，在“幻灯片母板视图”中，将LOGO标志放在合适的位置上，关闭母板视图便可。

　　点评：“母板”功能让我们一劳永逸，并且位于母板上的图片或文字在普通视图上无法修改，避免了老师误操作的发生。

为了防止在操作时点到空白处会切换到下一张幻灯片，作者在幻灯片中加入一个和幻灯片一样大小的无动作按钮。

其实，我们只要设置一下幻灯片放映方式，就可避免这一现象。方法如下：依次单击：“幻灯片放映/设置放映方式…”，出现“设置放映方式”对话框，在放映类型中选择“在展台游览（全屏幕）”（如图），按〔确定〕按钮关闭对话框。这样，课件在正式使用时，在空白的地方点击，幻灯片就不会自动切换了。

PowerPoint六个方便的键盘快捷方式
通常情况下，你可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果.

如单击“普通视图”按钮时，如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”，再单击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。

而如果单击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。

另外，你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。为了实现这个效果，需要进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并单击“幻灯片放映”按钮。可以单击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。

如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl+Shift组合键，然后再按各种不同的视图按钮：Ctrl+Shift+“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。

Ctrl+Shift+“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl+Shift+“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。

PowerPoint XP处理多媒体技巧
为了能更好地展示演示效果，许多人已经不满足在幻灯片中插入精彩的图象了，他们现在又将精力瞄准在了很时尚的动画以及动感十足的多媒体视频上了。为了能更好地帮助大家合理地在幻灯片中插入和播放动画和多媒体视频文件，本文特向大家介绍PowerPoint XP处理动画和视频方面的几则应用技巧：

一、实现字幕上下移动动画

相信大家一定看到过电影上出现的字幕上下移动的效果的吧！呵呵，今天我可要用PowerPoint XP，也来实现一个这样的效果的哟，实现起来也是非常轻松的^-^。

1、打开PowerPoint XP编辑界面，执行“文件”/“新建”命令，来新建一个幻灯片文件；

2、在这个文件中，执行插入文本框命令，在空白幻灯片中添加一个文本框，并在文本框中输入文本；

3、用鼠标选中该文本框，然后将它拖动到幻灯片居中的位置处，同时用鼠标调整文本框的大小，让它的显示宽度略小于幻灯片的宽度；

4、此外，将鼠标放置到文本框的上边框上，并拖动它到幻灯片的上半部位置处，同样的方法拖动下边框到幻灯片的下边框处，大小根据滚动显示的文字多少决定；

5、再用鼠标选定这个文本框，然后单击界面中“添加效果”右侧的“?”按钮，从随后弹出的菜单中执行“进入”/“其他效果”命令，在打开的效果选择界面中，大家可以选择“华丽型”设置栏处的“字幕式”选项，单击“确定”按钮后，就能完成字幕上下移动效果的设计。

二、文字下落反弹动画

文字下落反弹效果是指文字一个接一个地从幻灯片的上方歪歪扭扭地下落，落到指定的位置后每个文字还要上下反弹几次，才能保持静止状态，使用下面的方法可以实现这种效果。

1、打开PowerPoint XP编辑界面，执行“文件”/“新建”命令，来新建一个幻灯片文件；

2、在这个文件中，执行插入文本框命令，在空白幻灯片中添加一个文本框，并在文本框中输入文本，同时要注意输入的文字字号要大些，笔者建议大家尽量选择笔画较粗的字体，比方说“华文琥珀”字体，这样显示效果会更好一点；

3、用鼠标选中该文本框，然后将它拖动到幻灯片标题位置处，然后单击界面中“添加效果”右侧的“?”按钮，从随后弹出的菜单中执行“进入”/“其他效果”命令，在打开的效果选择界面中，大家可以选择“华丽型”设置栏处的“挥舞”选项，单击“确定”按钮；

4、倘若希望文字能够按照自己指定的路线来下落反弹的话，那么大家可以为文字设置动作路径；设置时，首先用鼠标选定一个文字，单击右侧窗格中“添加效果”右侧的“?”按钮，在随后打开的菜单中执行“动作路径”/“绘制自定义路径”/“自由曲线”命令；

5、这样鼠标指针的形状就会自动变成笔形，将鼠标移动到幻灯片的编辑区域中，随意画出一条运动曲线就可以了，以后播放幻灯片时，文字就会按照大家事先指定的路径来运动了。

三、立方体翻转动画

这种动画效果其实就是让一个立方体可以自由地翻转，具体地说就是在同一位置设计几个按照一定顺序转动指定角度的立方体，然后让第一个立方体显示后自动消失，依次排列在后面的每个立方体在前一立方体消失后立即显示出来，然后再自行消失，整个过程连续起来就实现了立方体连续翻转的动画特效，下面就是具体的实现步骤：

1、运行PowerPoint XP程序，打开主编辑界面，并在菜单栏中依次执行“文件”/“新建”命令，来新建一个幻灯片文件；

2、在工具栏中，用鼠标单击“绘图”工具箱中的“自选图形”按钮，在幻灯片的空白处画出一个立方体，并用鼠标单击右侧窗格中“添加效果”右侧的“?”按钮，在随后打开的菜单中依次执行“退出”/“消失”命令；

3、用鼠标右键单击这个立方体，然后在打开的快捷菜单中执行“复制”命令，再用鼠标右键单击这个立方体，从弹出的快捷菜单中执行“粘贴”命令，这样大家就能得到这个立方体的复制品；

4、用鼠标选中第二个立方体，并移动它以便让它与第一个立方体完全重合，再用鼠标拖动第二个立方体的旋转控点，将第二个立方体旋转一个小小的角度；

5、接下来要为这个立方体设置合适的动画效果，设置时首先用鼠标选定第二个立方体，打开“自定义动画”设置页面，并在其中将“开始”设置栏处的“之后”选项选中，这样第二个立方体就会在第一个立方体消失动作结束之后自动显示出来；

6、用鼠标单击“添加效果”右侧的“?”按钮，在随后打开的菜单中执行“进入”/“出现”命令，再次用鼠标单击“添加效果”右侧的“?”按钮，在打开的菜单中执行“退出”/“消失”命令，到了这里第二个立方体的效果全部设置好了；

7、按照第二个立方体的动画效果的设置步骤，设计好其他各个立方体，对于最后一个立方体，请大家不要为它设置“退出”效果；

8、完成上面的所有设置后，播放预览一下幻灯片效果，大家就会发现立方体的连续翻转效果还是很逼真的。要是大家觉得连续翻转速度太快的话，可以分别选中各个立方体，并单击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“计时”命令，然后在设置框的“延迟”栏中设置合适的延迟时间。

■在PPT演示文稿内复制幻灯片
要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中，选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按Shift键；若不按顺序选取幻灯片，请在单击时按Ctrl键。然后在“插入”菜单上，单击“幻灯片副本”，或者直接按下“Ctrl+shift+D”组合键，则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。

■Powerpoint自动黑屏
在用Powerpoint展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片影响学生的学习注意力可以按一下“B”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复正常。按“W”键也会产生类似的效果。

■将幻灯片发送到word文档
1、在Powerpoint中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“Microsoft Word”。
2、在“将幻灯片添加到Microsoft word文档”之下，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在Powerpoint中编辑这些文件时，它们也会在word文档中更新。
3、单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个word文档，并将演示文稿复制到该文档中。如果word未启动，则系统会自动启动word。

■让幻灯片自动播放
要让powerpoint的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从PPT改为PPS后再双击它即可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。

■增加PPT的“后悔药”
在使用powerpoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下Powerpoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实，powerpoint允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置：在“工具－选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。

■PPT中的自动缩略图效果
你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：
新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft powerpoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。

■快速灵活改变图片颜色
利用powerpoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示‘图片’工具栏”选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。

■为PPT添加公司LOGO
用powerpoint为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的Logo，这样可以间接地为公司做免费广告。执行“视图－母版－幻灯片母版”命令，在“幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。

■“保存”特殊字体
为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。
在powerpoint中，执行“文件－另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“嵌入TrueType字体”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”项，最后点击“确定”按钮保存该文件即可。

■利用组合键生成内容简介
我们在用powerpoint2003制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下alt+shift+s即可。

■演示文稿中的图片随时更新
在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入－图片－来自文件”，然后打开“插入图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。

■快速调用其他PPT
在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。
在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片（从文件）”命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。
通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。选中需要插入的幻灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。

■快速定位幻灯片
在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字5键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上。

■利用剪贴画寻找免费图片
当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。方法如下：插入－图片－剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“Web收藏集”，单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。

■制作滚动文本
在powerpoint中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下：视图－工具栏－控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插入“文字框”控件，然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在“文字框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。
设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。

■突破20次的撤消极限
Powerpoint的“撤消”功能为文稿编辑提供了很大方便。但powerpoint默认的操作次数却只有20次。执行“工具－选择”，击“编辑”标签卡，在“最多可取消操作数”中设置你需要的次数即可。不过要注意，powerpoint撤消操作次数限制最多为150次。

■利用画笔来做标记
利用powerpoint2003放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办？在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项－绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按ESC键便可退出。

■快速调节文字大小
在powerpoint中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按ctrl+]是放大文字，ctrl+[是缩小文字。

■计算字数和段落
执行“文件－属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。

■轻松隐藏部分幻灯片
对于制作好的powerpoint幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按Ctrl，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作即可。

■将图片文件用作项目符号
一般情况下，我们使用的项目符号都是1、2、3，a、b、c之类的。其实，我们还可以将图片文件作为项目符号，美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目符号的文本或列表。点击“格式－项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，你就可以选择图片项目符号。在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击确定。

■对象也用格式刷
在powerpoint中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击“格式刷”就可以了。其实，不光文本框，其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。

■幻灯片放映时让鼠标不出现Powerpoint幻灯片在放映时，有时我们需要对鼠标指针加以控制，让它一直隐藏。方法是：放映幻灯片，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项－箭头选项”，然后单击“永远隐藏”，就可以让鼠标指针无影无踪了。如果需要“唤回”指针，则点击此项菜单中的“可见”命令。如果你点击了“自动”（默认选项），则将在鼠标停止移动3秒后自动隐藏鼠标指针，直到再次移动鼠标时才会出现。

■改变链接文字的默认颜色
Powerpoint2003中如果对文字做了超链接或动作设置，那么powerpoint会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能与咱们预设的背景色很不协调，想更改吗？那么可以点击菜单命令“格式－幻灯片设计”，在打开的“幻灯片设计”任务窗格下方的“编辑配色方案…”。在弹出的“编辑配色方案”对话框中，点击“自定义”选项卡，然后就可以对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。

■快速切换输入法
大家知道在excel中通过设置可以方便地切换输入法，难道在powerpoint中就没有这样的功能吗？事实上是有这种功能的：单击“工具”菜单中的“选项”命令，切换到“编辑”选项卡，选中“’自动键盘’切换”复选框，单击确定即可。该设置对已有文件的编辑非常方便，但在编辑新文件时却起不了多大的作用。

■巧用文字环绕方式
在Powerpoint/2003中，我们在插入剪贴画之后可以将它自由旋转，但在word2003中将剪贴画插入后却不可以这样旋转。其实，我们只须选中插入的剪贴画，然后在出现的“图片”工具栏中点击“文字环绕”按钮，在弹出的文字环绕方式中选择除“嵌入型”以外的其它任意一种环绕方式，该剪贴画就可以进行自由旋转了。此外，如果我们先在Powerpoint中插入剪贴画，然后将它剪切到word中，也可以直接将它进行自由旋转。

■快速选择多个对象
在powerpoint2003中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，更是如此。不过，我们可以点击“绘图”工具栏右侧的三角箭头（工具栏选项），依次指向“添加或删除按钮－绘图”，然后选中“选中多个对象”，将它添加到“绘图”工具栏中，点击它，会打开“选择多个对象”对话框。我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。这个按钮的添加也可以这么做：点击菜单命令“工具－自定义”，在打开的对话框中点击“命令”选项卡，然后在“类别”中选“绘图”，在“命令”栏中选择“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。

■打造多彩公式
在powerpoint中也可以使用公式编辑器插入公式。但默认的公式都是黑颜色的，与我们演示文稿的背景很不协调。其实，我们可以选中编辑好的公式，然后点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“显示‘图片’工具栏”命令。再点击“图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮，就可以在打开的对话框中为公式指定其他的任意颜色了。

■灵活设置背景
大家可以希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。

■防止被修改
在powerpoint中点击“工具－选项－安全性”，然后设置“修改权限密码”即可防止PPT文档被人修改。另外，还可以将PPT存为PPS格式，这样双击文件后可以直接播放幻灯片。

■看看powerpoint的特殊播放模式
播放PPT文档时，点击Powerpoint的“幻灯片放映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，这时必须使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”组合键才能与其他窗口切换。如果在播放幻灯片时，按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键激活播放操作，就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式，操作起来就方便多了。

■去掉链接文字的下划线
向PPT文档中插入一个文本框，在文本框输入文字后，选中整个文本框，设置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。

■窗口模式下播放PPT
在按住Alt键不放的同时，依次按D和V键即可。这个时候就可在窗口模式下播放PPT了。

■一次性展开全部菜单
由于工作的关系，经常使用powerpoint发现它的菜单很是麻烦，想全部展开所有菜单项，必须单击菜单中向下的双箭头。后来打开“工具－自定义”，单击“选项”选项卡，选定“始终显示整个菜单”复选框，再单击“关闭”按钮就可以一次性展开全部菜单了。

■巧用键盘铺助定位对象
在PPT中有时候用鼠标定位对象不太准确，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。

■巧让多对象排列整齐
在某幻灯片上插入了多个对象，如果希望快速让它们排列整齐，按住Ctrl键，依次单击需要排列的对象，再选择“绘图－对齐或分布”，最后在排列方式列表中任选一种合适的排列方式就可实现多个对象间隔均匀的整齐排列。

■打印清晰可读的PPT文档
通常PPT文稿被大家编辑得图文声色并茂，但若把这样的演示文稿用黑白打印机打印出来，可读性就较差。以下的方法，可以让你用黑白打印机打印出清晰可读的演示文稿：
首先点击“工具－选项”命令，单击“打印”选项卡，在“此文档的默认打印设置”标题下，单击“使用下列打印设置”，然后在“颜色/灰度”框中，单击“纯黑白”。
确定后在“颜色/灰度”框中选择“灰度”模式是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式，此时将以不同灰度显示不同彩色格式；选择“纯黑白”模式则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义；选择“颜色”模式则可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并将颜色信息存储在*.prn文件中。当选择“颜色”模式时，如果打印机为黑白打印机，则打印时使用“灰度”模式。

■将声音文件无限制打包到PPT文件中
幻灯片打包后可以到没有安装PPT的电脑中运行，如果链接了声音文件，则默认将小于100KB的声音素材打包到PPT文件中，而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到PPT文件中。方法是：单击“工具－选项－常规”，将“链接声音文件不小于100KB”改大一点，如“50000KB”（最大值）就可以了。

■PPT编辑放映两不误
能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢？答案是肯定的，只须按住Ctrl不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了，此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。

■将PPT演示文稿保存为图片
大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为“Web页”可以将幻灯片中的所有图片保存下来，如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢？
打开要保存为图片的演示文稿，单击“文件－另存为”，将保存的文件类型选择为“JPEG文件交换格式”，单击“保存”按钮，此时系统会询问用户“想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片？”，根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。

■PPT图表也能用动画展示
Powerpoint中的图表是一个完整的图形，如何将图表中的各个部分分别用动画展示出来了呢？其实只须右击图表，选择“组合”中的“取消组合”就可以将图表拆分开来了，接下来就可以对图表中的每个部分分别设置动作。

■PPT中视图巧切换
当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按shift键）则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下shift键就可以切换到“讲义母版视图”。

■PPT2007：隐藏重叠的图片
如果在幻灯片中插入很多精美的图片，在编辑的时候将不可避免地重叠在一起，妨碍我们工作，怎样让它们暂时消失呢？方法如下：
首先单击“开始”选项卡，找到“编辑”功能组，再点击“选择→选择窗格”，在工作区域的右侧会出现“选择和可见性”窗格。在此窗格中，列出了所有当前幻灯片上的“形状”，并且在每个“形状”右侧都有一个“眼睛”的图标，单击想隐藏的“形状”右侧的“眼睛”图标，就可以把档住视线的“形状”隐藏起来了。

引用http://group.xiaonei.com/GetThread.do?id=312500509&curpage=0&parentpage=0&tribeId=76611

转载 PPT的小技巧~ 2007-10-23 14:45

■在PPT演示文稿内复制幻灯片
要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中，选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按Shift键；若不按顺序选取幻灯片，请在单击时按Ctrl键。然后在“插入”菜单上，单击“幻灯片副本”，或者直接按下“Ctrl+shift+D”组合键，则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。

■Powerpoint自动黑屏
在用Powerpoint展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片影响学生的学习注意力可以按一下“B”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复正常。按“W”键也会产生类似的效果。

■将幻灯片发送到word文档
1、在Powerpoint中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“Microsoft Word”。
2、在“将幻灯片添加到Microsoft word文档”之下，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在Powerpoint中编辑这些文件时，它们也会在word文档中更新。
3、单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个word文档，并将演示文稿复制到该文档中。如果word未启动，则系统会自动启动word。

■让幻灯片自动播放
要让powerpoint的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从PPT改为PPS后再双击它即可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。

■增加PPT的“后悔药”
在使用powerpoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下Powerpoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实，powerpoint允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置：在“工具－选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。

■PPT中的自动缩略图效果
你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：
新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft powerpoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。

■快速灵活改变图片颜色
利用powerpoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示‘图片’工具栏”选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。

■为PPT添加公司LOGO
用powerpoint为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的Logo，这样可以间接地为公司做免费广告。执行“视图－母版－幻灯片母版”命令，在“幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。

■“保存”特殊字体
为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。
在powerpoint中，执行“文件－另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“嵌入TrueType字体”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”项，最后点击“确定”按钮保存该文件即可。

■利用组合键生成内容简介
我们在用powerpoint2003制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下alt+shift+s即可。

■演示文稿中的图片随时更新
在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入－图片－来自文件”，然后打开“插入图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。

■快速调用其他PPT
在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。
在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片（从文件）”命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。
通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。选中需要插入的幻灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。

■快速定位幻灯片
在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字5键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上。

■利用剪贴画寻找免费图片
当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。方法如下：插入－图片－剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“Web收藏集”，单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。

■制作滚动文本
在powerpoint中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下：视图－工具栏－控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插入“文字框”控件，然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在“文字框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。
设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。

■突破20次的撤消极限
Powerpoint的“撤消”功能为文稿编辑提供了很大方便。但powerpoint默认的操作次数却只有20次。执行“工具－选择”，击“编辑”标签卡，在“最多可取消操作数”中设置你需要的次数即可。不过要注意，powerpoint撤消操作次数限制最多为150次。

■利用画笔来做标记
利用powerpoint2003放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办？在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项－绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按ESC键便可退出。

■快速调节文字大小
在powerpoint中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按ctrl+]是放大文字，ctrl+[是缩小文字。

■计算字数和段落
执行“文件－属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。

■轻松隐藏部分幻灯片
对于制作好的powerpoint幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按Ctrl，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作即可。

■将图片文件用作项目符号
一般情况下，我们使用的项目符号都是1、2、3，a、b、c之类的。其实，我们还可以将图片文件作为项目符号，美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目符号的文本或列表。点击“格式－项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，你就可以选择图片项目符号。在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击确定。

■对象也用格式刷
在powerpoint中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击“格式刷”就可以了。其实，不光文本框，其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。

■幻灯片放映时让鼠标不出现Powerpoint幻灯片在放映时，有时我们需要对鼠标指针加以控制，让它一直隐藏。方法是：放映幻灯片，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项－箭头选项”，然后单击“永远隐藏”，就可以让鼠标指针无影无踪了。如果需要“唤回”指针，则点击此项菜单中的“可见”命令。如果你点击了“自动”（默认选项），则将在鼠标停止移动3秒后自动隐藏鼠标指针，直到再次移动鼠标时才会出现。

■改变链接文字的默认颜色
Powerpoint2003中如果对文字做了超链接或动作设置，那么powerpoint会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能与咱们预设的背景色很不协调，想更改吗？那么可以点击菜单命令“格式－幻灯片设计”，在打开的“幻灯片设计”任务窗格下方的“编辑配色方案…”。在弹出的“编辑配色方案”对话框中，点击“自定义”选项卡，然后就可以对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。

■快速切换输入法
大家知道在excel中通过设置可以方便地切换输入法，难道在powerpoint中就没有这样的功能吗？事实上是有这种功能的：单击“工具”菜单中的“选项”命令，切换到“编辑”选项卡，选中“’自动键盘’切换”复选框，单击确定即可。该设置对已有文件的编辑非常方便，但在编辑新文件时却起不了多大的作用。

■巧用文字环绕方式
在Powerpoint/2003中，我们在插入剪贴画之后可以将它自由旋转，但在word2003中将剪贴画插入后却不可以这样旋转。其实，我们只须选中插入的剪贴画，然后在出现的“图片”工具栏中点击“文字环绕”按钮，在弹出的文字环绕方式中选择除“嵌入型”以外的其它任意一种环绕方式，该剪贴画就可以进行自由旋转了。此外，如果我们先在Powerpoint中插入剪贴画，然后将它剪切到word中，也可以直接将它进行自由旋转。

■快速选择多个对象
在powerpoint2003中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，更是如此。不过，我们可以点击“绘图”工具栏右侧的三角箭头（工具栏选项），依次指向“添加或删除按钮－绘图”，然后选中“选中多个对象”，将它添加到“绘图”工具栏中，点击它，会打开“选择多个对象”对话框。我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。这个按钮的添加也可以这么做：点击菜单命令“工具－自定义”，在打开的对话框中点击“命令”选项卡，然后在“类别”中选“绘图”，在“命令”栏中选择“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。

■打造多彩公式
在powerpoint中也可以使用公式编辑器插入公式。但默认的公式都是黑颜色的，与我们演示文稿的背景很不协调。其实，我们可以选中编辑好的公式，然后点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“显示‘图片’工具栏”命令。再点击“图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮，就可以在打开的对话框中为公式指定其他的任意颜色了。

■灵活设置背景
大家可以希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。

■防止被修改
在powerpoint中点击“工具－选项－安全性”，然后设置“修改权限密码”即可防止PPT文档被人修改。另外，还可以将PPT存为PPS格式，这样双击文件后可以直接播放幻灯片。

■看看powerpoint的特殊播放模式
播放PPT文档时，点击Powerpoint的“幻灯片放映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，这时必须使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”组合键才能与其他窗口切换。如果在播放幻灯片时，按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键激活播放操作，就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式，操作起来就方便多了。

■去掉链接文字的下划线
向PPT文档中插入一个文本框，在文本框输入文字后，选中整个文本框，设置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。

■窗口模式下播放PPT
在按住Alt键不放的同时，依次按D和V键即可。这个时候就可在窗口模式下播放PPT了。

■一次性展开全部菜单
由于工作的关系，经常使用powerpoint发现它的菜单很是麻烦，想全部展开所有菜单项，必须单击菜单中向下的双箭头。后来打开“工具－自定义”，单击“选项”选项卡，选定“始终显示整个菜单”复选框，再单击“关闭”按钮就可以一次性展开全部菜单了。

■巧用键盘铺助定位对象
在PPT中有时候用鼠标定位对象不太准确，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。

■巧让多对象排列整齐
在某幻灯片上插入了多个对象，如果希望快速让它们排列整齐，按住Ctrl键，依次单击需要排列的对象，再选择“绘图－对齐或分布”，最后在排列方式列表中任选一种合适的排列方式就可实现多个对象间隔均匀的整齐排列。

■打印清晰可读的PPT文档
通常PPT文稿被大家编辑得图文声色并茂，但若把这样的演示文稿用黑白打印机打印出来，可读性就较差。以下的方法，可以让你用黑白打印机打印出清晰可读的演示文稿：
首先点击“工具－选项”命令，单击“打印”选项卡，在“此文档的默认打印设置”标题下，单击“使用下列打印设置”，然后在“颜色/灰度”框中，单击“纯黑白”。
确定后在“颜色/灰度”框中选择“灰度”模式是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式，此时将以不同灰度显示不同彩色格式；选择“纯黑白”模式则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义；选择“颜色”模式则可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并将颜色信息存储在*.prn文件中。当选择“颜色”模式时，如果打印机为黑白打印机，则打印时使用“灰度”模式。

■将声音文件无限制打包到PPT文件中
幻灯片打包后可以到没有安装PPT的电脑中运行，如果链接了声音文件，则默认将小于100KB的声音素材打包到PPT文件中，而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到PPT文件中。方法是：单击“工具－选项－常规”，将“链接声音文件不小于100KB”改大一点，如“50000KB”（最大值）就可以了。

■PPT编辑放映两不误
能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢？答案是肯定的，只须按住Ctrl不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了，此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。

■将PPT演示文稿保存为图片
大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为“Web页”可以将幻灯片中的所有图片保存下来，如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢？
打开要保存为图片的演示文稿，单击“文件－另存为”，将保存的文件类型选择为“JPEG文件交换格式”，单击“保存”按钮，此时系统会询问用户“想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片？”，根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。

■PPT图表也能用动画展示
Powerpoint中的图表是一个完整的图形，如何将图表中的各个部分分别用动画展示出来了呢？其实只须右击图表，选择“组合”中的“取消组合”就可以将图表拆分开来了，接下来就可以对图表中的每个部分分别设置动作。

■PPT中视图巧切换
当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按shift键）则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下shift键就可以切换到“讲义母版视图”。

■PPT2007：隐藏重叠的图片
如果在幻灯片中插入很多精美的图片，在编辑的时候将不可避免地重叠在一起，妨碍我们工作，怎样让它们暂时消失呢？方法如下：
首先单击“开始”选项卡，找到“编辑”功能组，再点击“选择→选择窗格”，在工作区域的右侧会出现“选择和可见性”窗格。在此窗格中，列出了所有当前幻灯片上的“形状”，并且在每个“形状”右侧都有一个“眼睛”的图标，单击想隐藏的“形状”右侧的“眼睛”图标，就可以把档住视线的“形状”隐藏起来了。

引用http://group.xiaonei.com/GetThread.do?id=312500509&curpage=0&parentpage=0&tribeId=76611

转载 PPT的小技巧~ 2007-10-23 14:45

2) 双方的计算机添加了 "Microsoft 网络文件和打印共享" 服务；

3) 双方都正确设置了网内IP地址，且必须在一个网段中；

4) 双方的计算机中都关闭了防火墙，或者防火墙策略中没有阻止网上邻居访问的策略。

Windows 98/2000/XP/2003访问XP的用户验证问题

首先关于启用Guest为什么不能访问的问题：

1、默认情况下，XP 禁用Guest帐户

2、默认情况下，XP的本地安全策略禁止Guest用户从网络访问

3、默认情况下，XP的 本地安全策略 -> 安全选项 里，"账户：使用空密码用户只能进行控制台登录"是启用的，也就是说，空密码的任何账户都不能从网络访问只能本地登录，Guest默认空密码......

所以，如果需要使用Guest用户访问XP的话，要进行上面的三个设置：启用Guest、修改安全策略允许Guest从网络访问、禁用3里面的安全策略或者给Guest加个密码。

有时还会遇到另外一种情况：访问XP的时候，登录对话框中的用户名是灰的，始终是Guest用户，不能输入别的用户帐号。

原因是这个安全策略在作怪（管理工具 -> 本地安全策略 -> 安全选项 -> "网络访问：本地帐户的共享和安全模式"）。默认情况下，XP的访问方式是"仅来宾"的方式，那么你访问它，当然就固定为Guest不能输入其他用户帐号了。

所以，访问XP最简单的方法就是：不用启用Guest，仅修改上面的安全策略为"经典"就行了。别的系统访问XP就可以自己输入帐户信息。

至于访问2003，默认情况下2003禁用Guest，但是没有 XP 那个讨厌的默认自相矛盾的来宾方式共享，所以可以直接输入用户名密码访问。

一个小型办公局域网，都是winxp系统，都能上外网，也能看到对方计算机，却不能看到对方共享的计算机提示网络路径不正确，或你没有权限使用网络大概就是这个意思 我记的不太清楚！！来宾帐户我也启用了！winxp的防火墙也是关闭的，ip地址也没什么问题！！

原因：Win2000/XP中存在安全策略限制。

有时，Win2000/XP"聪明"过了头，虽然我们已经启用了Guest账户，从Win98中却仍然无法访问Win2000/XP，比如使用了类似瑞星等的防火墙漏洞修补，它会修改"拒绝从网络访问这台计算机"的策略，按下面的方法修改回来：

开始 -> 运行 -> gpedit.msc -> 计算机配置 -> windows设置 -> 本地策略 -> 用户权利分配 -> 删除"拒绝从网络访问这台计算机"中的guest用户。

Win2000/XP与Win98互访

如果两台电脑都使用Win2000/XP操作系统，那么组建局域网是一件非常简单轻松的事情，当硬件连接完成后，正常情况下立即可以在"网上邻居"中看到对方。但如果局域网中有一台电脑使用Win98，那情况可就不一定了，我们经常会发觉虽然Ping命令可以通过，但仍然无法在"网上邻居"中实现互访，这时该怎么办呢？

对策一：在Win2000/XP中启用Guest用户。在Win2000/XP系统安装之后会缺省建立两个用户账户，即Administrator（系统管理员）和Guest（来宾账户），所有在本地计算机没有被分配到账户的用户都将默认使用Guest账户，该账户是没有密码的。不过，在缺省设置下，这个Guest账户并未被启用，我们可以从"控制面板|管理工具|计算机管理|本地用户和组|用户"中找到 "Guest"账户，并用鼠标右击打开"Guest属性"对话框，去除这里的"账户已停用"复选框上的对钩标记，这样退出后就可以从Win98中访问到 Win2000/XP了。

其实，启用了Guest账户后，最大的好处是从Win98访问Win2000/XP时就不需要输入用户名和密码了，这种方法比较适合于用户不确定、访问量较大的局域网，但对家庭用户来说并不适用。

对策二：检查Win2000/XP中是否存在安全策略限制。有时，Win2000/XP"聪明"过了头，虽然我们已经启用了Guest账户，从 Win98中却仍然无法访问Win2000/XP，这时就要从"控制面板|管理工具|本地安全策略|本地策略|用户权利指派"中找到"从网络访问此计算机 "或者"拒绝从网络访问这台计算机"，然后检查一下其中是否出现了Guest账户或者其他对应的账户，然后根据不同情况进行添加或者删除即可。

对策三：停用本地连接上的防火墙。防火墙是充当网络与外部世界之间的保卫边界的安全系统，微软在WinXP中为用户提供了一个内置的Internet连接防火墙（ICF），启用后可以限制某些不安全信息从外部进入内部网络。不过，如果您是在本地连接上启用了这个防火墙，那么就会造成工作组之间无法互访，出现"XXX无法访问"、"您可能没有权限使用网络资源"、"请与这台服务器的管理员联系以查明您是否有访问权限"、"找不到网络路径"等类似的提示，此时请停用本地连接的防火墙屏蔽。

对策四：为WinXP添加NetBEUI协议。其实，直接添加NetBEUI协议对于解决不能互访的问题有时反而更为简单一些，而且它可以解决上面提到的启用防火墙的问题。Win98安装时会自动安装NetBEUI协议，但由于WinXP已经不再提供对NetBEUI协议的技术支持，因此只能手工添加了。

找出WinXP安装光盘，进入"valueadd\Msft\Net\ Netbeui"文件夹下，这里有Nbf.sys、Netbeui.txt、Netnbf.inf共3个文件，先将Nbf.sys文件复制到本机的 "Windows\System32\Drivers"文件夹下（这里的本机指安装了WinXP的那台电脑），再将Netnbf.inf文件复制到本机的 "Windows\INF"文件夹下，Netbeui.txt文件可有可无。不过， INF文件夹具有隐藏属性，用户需要先在WinXP下的"工具|属性"窗口中选择显示文件才可以看到该目录。

对策五：启用 Win98中的"文件及打印机共享"。这是一个很简单但却经常被人忽略的问题，就是装有Win2000/XP的机器虽然可以从"网上邻居"中发现装有 Win98的机器，但却无法访问，这是因为Win98未启用"允许其他用户访问我的文件"而造成的，启用该选项就可以解决这个问题。

当然，除了上面提到的各种原因外，还有两台电脑不处于同一工作组中，或者是两台电脑的内部IP地址发生了冲突，甚至包括Hub故障、线路故障等。

图1 打开控制面板中Internet 选项

点击确定。用IE打开受限制的网页，在菜单上依次点击“文件——使用Microsoft Office Word 编辑”（如图3）。

或者点击IE工具栏上的“使用Microsoft Office Word 编辑”（如图4）。

图4 使用IE工具栏上的快捷按钮