近日，燕化橡胶事业部档案管理数字化项目顺利通过系统功能测试，正式投入试运行，实现由传统档案管理与数字化档案管理并行的单位。

     　　橡胶事业部情报档案室有库存档案31635卷，包括实物、纸质及声像档案等。以往借阅人员只能查询到案卷级目录，如果想查询到某张图纸或公文内容，档案人员往往需要几天时间才能调阅出，影响了工作进度与效率；有时还因案卷目录措词含糊，造成急需的图纸调阅不出。随着时间的推移，一些纸张档案变黄发脆、字迹模糊，很不利于档案利用。

     　　随着信息技术的迅猛发展，传统档案管理模式已经越来越不能适应企业现代化发展的要求，特别是公司整体推进ERP和OA办公系统后，该事业部档案管理软件无法接受CAD及OA公文系统的电子文档，明显落后于工作需要。为尽早实现档案管理数字化，去年8月，该事业部与北京某科技有限公司合作开发实施了档案管理数字化项目，该项目即可实现与OA办公系统的数据转换，又符合档案管理及档案安全保密的需要。4个月的时间里，先后完成了情报档案室保管的实物、文书、基建、会计等全部档案的目录录入，共计130231条。另外还对利用率较高的图纸和全部丁基橡胶资料进行了扫描挂接，扫描件共计196282页。该档案管理数字项目实现了两级目录与文件的直接挂接；实现了CAD图纸与档案管理软件的无缝对接；实现了网上直接调阅电子图纸及公文的功能。

     　　为防止涉密事件发生，该软件设计了严密的安全保密功能。一是对上网用户进行了权限划分，并与用户计算机的MAC地址捆绑在一起，如有非法越权用户侵入，系统就能识别记录在案；二是涉及商业秘密档案的设计采用了外挂硬盘的方式，对涉密图纸进行加密处理，例如需要查阅丁基橡胶档案资料时，借阅人经过审批后，必须到档案室才能进行电子查阅。

     　　试运行的档案管理数字化系统明显体现出了在档案借阅、归还、统计、查询等方面的优势。以查询功能为例，在传统的档案管理模式下，查找一张图纸可能需要几天的时间，而现在利用档案管理数字化系统则只需要几分钟甚至几秒钟的时间，工作效率大大提高。