秘书、办公室文员文书档案工作实务：档案的保管和利用 　　具有价值的文件经过立卷归档、收集整理、移归档案室后，剩下的任务就是妥善保管，以便最终目的的充分利用。 　　要广泛、长久地发挥档案材料的作用，就必须维护档案材料的完整和安全，克服和限制档案损毁的各种因素，延长档案的寿命，不断提高档案管理工作的现代化水平。 　　a、档案材料损毁的防治 　　一、档案材料损毁的原因 　　1）内因。是指档案本身制成材料的质量。如纸张、墨汁、油墨等材料的质量如何，将直接影响档案材料的保管。 　　2）外因。主要有自然环境、保管条件和人为的因素等。如不适宜的温度、湿度、各种有害生物、光线、灰尘、气体、人为的破坏，借阅人员不注意爱护而造成的揉折、撕裂、磨损、污染等等。 　　二、档案损毁的防治 　　针对档案损毁的原因，除在形成文件过程中，如在印制文件时选用质量较好的纸张（含纤维素较多、颜色较白、表面平细、拉力强的纸），墨水、墨汁、油墨外，还必须要有专门放置档案的处所和箱柜。还应根据需要和可能，配置温、湿度计、防虫剂、吸水剂、防尘和除湿器械。档案库房应严格控制温、湿度（温度一般在14摄氏度~18摄氏度，湿度控制在50%~65%左右），要避光和密闭，防止并最大限度减少光线、有害气体、灰尘、微生物侵害档案材料；要注意防虫和防霉；注意防火、防盗和防鼠。 　　b、档案的利用 　　为公司的各项工作需要提供利用档案，是档案工作任务的中心环节；是档案工作的根本目的。 　　一、档案利用工作的基本要求 　　*必须熟悉自己的“家底”，即熟悉档案室（柜）内保存档案材料的情况，包括内容、范围、存放地点、完整情况和作用等。 　　*摸清公司利用档案的规律，了解上司和各部门需要利用内容和要求。 　　*有计划、有重点地编制必要的检索工具和参考资料。 　　*建立查阅制度，主要有查阅手续、摘抄、复印范围及清点、核对手续、查阅注意事项等。 　　二、提供利用的方式 　　*设立阅览室，开展阅览工作。 　　*将档案材料借出，供利用者暂时使用。 　　*将档案材料进行复制提供利用。 　　*根据档案内容编写综合资料提供利用。 　　三、检索工具和参考资料的作用与种类 　　检索工具和参考资料是档案利用的必备工具。 　　1）检索工具与参考资料的作用。检索工具与参考资料是揭示和介绍档案室（柜）所有档案内容和成分，并用之查找利用档案的一种工具。它直接影响到提供利用工作的质量与效率，也是秘书人员熟悉和掌握档案情况的重要手段。 　　2）检索工具的主要种类。 　　*揭示和介绍整个档案所存在的全部或其中一部分档案材料，如案卷目录、卷内目录、重要文件目录等。 　　*揭示和介绍档案室所存一个专题材料的，如专题卡片、专题目录、专题介绍等。考试大编辑整理 　　*指明档案材料的有效地点和一定事物所涉及档案材料的，如存放地点索引、人名、地名索引等。 　　3）参考资料的种类。 　　*大事记。就是按时间顺序简要地记载一定时期的重大活动的资料。 　　*企业沿甘革。就是系统地记载一个企业、一个部门的变革情况。内容主要包括企业的成立和变动时间，部门设置、名称改变，地址的变迁，职权范围和任务及其变化等情况。 　　*汇编简介。就是简介一个事物、事件的情况。如**会议简介等。　四、基础数字汇编 　　就是以数字形式反映一个企业某方面基本情况的资料。基础数字的种类较多，从时间上看，有长期的，有短期的；从形式上看有文字的，有图表的；从内容上看，有综合的，有专题的。 　　五、专题资料汇编 　　就是用文字简要叙述某一时期某一方面的经营、生产、业务问题以及产生、发展、变化情况。 　　六、文件汇编 　　就是把重要文件某一方面的方案决策或某项目的文件汇编在一起。 　　 　　提醒： 　　采用计算机技术，完全可以使档案保管，利用更安全、更准确、更迅速、更方便。