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收藏为了学习。

32 用一个文档保存多个版本

因工作的关系，我经常要为单位起草一些规范性的文件，这些文件在正式出台前都要经过多次修改，在最后定稿时，领导常常需要查看每一次的修改稿。以前我都是先将文档另存一份后，再进行修改。这样做既占用了大量的硬盘空间，以后查找起来也不方便。

其实，我们可以利用Word的“版本”功能，将多次的修改稿(多种版本)用一个文档保存起来，这样既节省了存储空间，又方便了查找和打印。

1.启动Word XP(Word 2000也可以)，新建一个文件，并取名(如A.DOC)保存，输入起草文件的第一稿内容。

2.执行“文件→版本”命令，打开“版本”对话框(如图)。选中其中的“关闭时自动保存版本”选项后，按“关闭”按钮退出。

3.以后每进行一次修改并保存，退出Word时，系统会自动将本次修改前的版本内容全部保存一份下来。

4.如果对编辑过程中的某个版本想作即时保存的话，可以先打开“版本”对话框，然后按“现在保存”按钮，打开“保存版本”对话框。在“版本备注”中输入一些关键词(这只是为了今后查找的方便，也可以不输入)后，按“确定”按钮即可。

5.以后需要查阅、打印某个版本的文稿时，启动Word XP，打开A.DOC文档，执行“版本”对话框，选中需要查阅或打印的版本后，按“确定”按钮，系统会在一个新窗口中(通常位于原窗口的下方)打开该版本的文稿内容，即可进行正常的查阅和打印。

特别提醒：①如果你一时记不清所要查阅或打印的版本是其中的哪一个，按下“查看备注”按钮，通过版本备注内容(如果备注内容不多时，其内容在版本对话框窗口中就直接显示出来了；如果太多，就不能全部显示)的提示来帮助你选定。②如果你确定某个版本的内容不再需要时，打开“版本”对话框，选中不需要的版本后，按下“删除”按钮，再确认一下就可以了。③如果你需要将某个版本的文稿另行保存为一个独立的文档，先按上述的操作，打开相应的版本，然后在窗口中，按工具栏上的保存按钮(或执行“文件→保存”命令)，像保存正常文档一样操作就行了。④如果按上述第2步的操作启用了“关闭时自动保存版本”功能，这样的文档最好不要经常打开，因为每打开(关闭)一次系统会保存一个版本，使文档的容量增大。建议不启用“关闭时自动保存版本”功能，而采用上述第4步的操作，需要时即时“保存版本”。⑤经笔者测试发现，尽管Word 2000与Word XP文档之间可以相互兼容，但用Word XP保存的版本内容，Word 2000不支持，请大家小心使用。

33 用好Word的状态栏

在Word中使用一些常用命令的时候，我们习惯于通过选择菜单下的命令来打开并执行这些功能，不过你知道吗？利用Word的状态栏，我们也可以快速完成多个常用命令的执行。(图)

1.打开“查找和替换”对话框

在状态栏上“录制”按钮前面的任何位置双击鼠标，可以打开“查找和替换”对话框，而且Word会自动为我们选择“定位”选项卡，方便了我们操作。

2.快速打开“宏录制”对话框

双击状态栏上的“录制”按钮，可以打开“宏录制”对话框，这比依次执行“工具→宏→录制新宏”命令来打开“宏录制”对话框要方便多了。

3.快速执行修订功能

对于文档的初稿，我们往往要进行多次修改。对此，我们可以利用Word的修订功能来帮助我们进行修改。双击状态上的“修订”按钮即可快速打开或关闭修订功能。

在未处于修订状态时，“修订”按钮显示为浅灰色。而且当我们在状态栏上的“修订”按钮上右击鼠标时，会出现快捷菜单，方便我们操作。

4.选取连续的文本

大家都知道，当我们按F8键后，可以使文本的选取模式处于扩展状态(状态栏上的“扩展”按钮会变得有效)，我们可以在要选取的文本的结束位置单击鼠标或者按键盘上的方向键增加或减少文本的选取范围。而要取消扩展模式，则只要按下Esc键。其实，我们双击状态栏上的“扩展”按钮时可打开或关闭该模式，显然来得更加方便。

5.切换“插入/改写”状态

一般情况下，我们可以按键盘上的Insert键来切换“插入/改写”状态。但如果我们已经将Insert键的默认功能修改为粘贴功能(执行“工具”菜单中的“选项”命令，选择“编辑”选项卡，选中“用INS键粘贴”复选项可将Insert键作为粘贴键来使用)时，我们就只有在状态栏上双击“改写”按钮来切换“插入/改写”状态了。

6.快速修改拼写和语法错误

在编辑文档时，如果Word正在检查拼写和语法的错误，状态栏上的“拼写和语法状态”指示器图标将在书上出现一支动画笔。如果没有找到任何错误，就显示一个对号。如果找到了错误，就显示“×”，这时你可以根据需要修改错误或忽略错误。

7.取消后台打印任务

当我们给打印机发出打印任务后(一般我们都将打印任务设置为后台打印)，会在状态栏上出现打印机图标，说明Word正在后台打印你的文档。打印机图标旁边的数字显示的是正在打印页的页码。双击打印机图标可取消打印任务。

以上在Word 2000/XP中测试通过。

34 用好Word的目录提取功能

在使用Word 2000自动提取目录功能时，随着目录的生成，文章原来的版式和页码均发生了变化，而且目录的页码和原文档的页码是连续的，这与我们的日常排版有所不同。那么，如何正确使用Word 2000 的目录提取功能呢？下面分为四个步骤谈一下目录的提取方法。

1.作为插入目录的前提，就是将文档中的相关标题信息按照级别用相应的标题或目录样式进行格式化。

2.在文件首字符前插入分节符，使用“插入→分隔符...”命令，弹出窗口(图1)，点选“分节符”中的“下一页”。

3.将插入点移至分节符的后面(即文档部分的第一页)，执行“插入→页码...”命令，在图2中点选格式按钮，在新弹出的窗口中选取“页码编排”中的“起始页码”选项。

4.将插入点移至分节符前面，执行“插入→索引和目录”命令，完成目录的插入。

至此，完成了目录的自动提取，将目录页码进行单独编排，符合我们的日常习惯。

35 用好Word XP中的样式和文本框

一、用好样式

所谓样式，就是字体、段落、标题、正文等文档格式的集合。合理地使用样式，可以一次性对部分或整篇文档的格式进行快速设置。

1.使用样式

(1)选中需要使用某个样式的文本(或者将光标定在该文本所在行)。

(2)用“格式→样式和格式”命令，打开“样式和格式”的任务窗格。

(3)在“请选择要应用的格式”下面的列表中，用鼠标左键单击所需要的样式(如“标题1”)，则该样式即应用于所选的文本上。

友情提醒：①直接按“格式”工具栏上的“样式”(位于“字体”设置框的左边)框旁的下拉按钮，选中一种样式，也可快速给选定的文本设置样式。②如果觉得格式太少，可以按“格式和样式”任务窗格最下端的“显示”右边的下拉按钮，选中“所有样式”选项后，样式就多了。

2.修改样式

(1)打开“格式和格式”任务窗格，选中需要修改的样式。

(2)按右边的下拉按钮，选中“修改”选项，打开“修改样式”对话框。

(3)对选定样式的格式进行重新设置后，按“确定”按钮完成对样式的修改。

友情提醒：①如果希望更改的样式能永久使用，可以选中上述对话框中的“添至模板”选项。②修改Word内建的样式时(如“标题2”)，不能更改其样式名称，但可以在其名称后面加一个逗号后，添加一个别名。

3.新建样式

(1)在Word XP文档中，对一段文本进行格式化(设置好格式)，并选中它。

(2)打开“样式和格式”任务窗格。

(3)按上部的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。

(4)在“名称”栏中输入一个名称后，按“确定”按钮即可。

4.删除样式

打开“样式和格式”任务窗格，选中需要删除的样式，按其右边的下拉按钮，选中“删除”选项，即可删除该样式(Word内建的样式不能被删除，此时“删除”选项是灰色的)。

二、用好文本框

我在单位负责一个内部刊物的编辑工作，常常想把一些报刊的排版样式移植到自己的刊物上，利用Word XP的文本框可方便地达到这一目的。

1.插入文本框

(1)选择“插入→文本框→横排(竖排)”选项，系统在文档中插入一个图形框。将鼠标移至该图形框内，光标变成一个细十字形，按住左键在图形框中拖拉，即可将文本框插入文档中。

(2)如果插入的文本框大小不合适，用鼠标在文本框中单击选定文本框，再将鼠标移到文本框边缘或四角成双箭头时(←→)拖拉，以改变文本框的大小。

(3)如果插入的文本框位置不合适，将鼠标移到文本框边缘成梅花状时，按住左键拖移到合适位置后，松开左键即可。

(4)将文本输入文本框中。

2.设置文本框格式

(1)可以将鼠标移到文本框边缘成梅花状时，双击(或右击并选“设置文本框格式”选项)，打开“设置文本框格式”对话框。

(2)单击相应的卡片，对相应的格式进行设置。如单击“颜色和线条”卡片，将“颜色”设置为白色，则文本框外框将不“显示”，看起来像普通文本一样。

(3)如果要设置文本框中文字的格式，可以单击文本框成选中状态，再选中文字，设置其格式。

3.让文本框中的文本流动起来

将鼠标移到第一个文本框边缘成梅花状时，右击并选“创建文本框链接”选项，此时鼠标变成茶杯状，将它移到第二个文框内单击左键(就像将茶杯中的茶水倒入第二个文本框一样)。仿此操作可以将多个文本框链接起来。

文本框被链接起来后，当向第一个文本框中输入文字时，如果该文本框容纳不下，则文字会自动流动到第二个、第三个…文本框，若删除前面文本框中的部分文字时，后面文本框中的文字会自动倒流回来(这对报刊的编辑非常有用)。

友情提醒：横排和竖排文本框之间不能链接。

三、文本的选择

我们用Word XP来处理文档时，在编辑的过程中，当然少不了要选择文本，下面的选择功能你可一定要掌握。

1.单(多)个文字的选择

(1)将光标移到要选择的文字左(右)边，按住左键拖到该文字的右(左)边即可；

(2)将光标移到要选择的文字左(右)边，在按住“Shift”键的同时，按右(左)方向键选择。

2.词的选择

将鼠标放在要选择的词的任一字上双击。

3.一行文字的选择

(1)将鼠标移到要选择的行左边成空心箭头时，单击左键；

(2)将光标移到行首，按“Shift+End”键；

(3)将光标移到行尾，按“Shift+Home”键；

(4)光标移到行首(尾)，在按住“Shift”键的同时，按右(左)方向键至行尾(首)。

4.多行文字的选择

将鼠标移到要选择的第一行左边成空心箭头时，单击左键并拖动至要选择的最后一行。

5.一句话的选择

将鼠标放在该句中(句号与句号之间)任一位置，按住“Ctrl”键后单击鼠标左键。

6.一段文字的选择

将鼠标移到要选择的段左边成空心箭头时，双击左键。

7.多段文字的选择

将鼠标移到要选择的第一段左边成空心箭头时，双击左键并拖动至要选择的最后一段。

8.任意文本的选择

将光标移到要选择的文本起始处，再将鼠标移到要选择文本的结束处，按住“Shift”键后单击鼠标左键。

9.整个文档的选择

(1)将鼠标移到文档左边成空心箭头时，三击左键；

(2)用“编辑→全选”命令；

(3)直接按“Ctrl+A”组合键；

(4)将光标移到文档开头，在按住“Shift”键的同时，多次按“Page Down”键至文档结尾；

(5)将光标移到文档结尾，在按住“Shift”键的同时，多次按“Page Up”键至文档开头。

10.特定字(词、短语)的选择

用“编辑→查找”命令(或按“Ctrl+F”键)打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入要选择的字(词、短语)后，点击“查找下一处”按钮后，再点击“取消”按钮即可。

11.竖块文本的选择

将鼠标移到起始列左上角，在按住“Alt”键的同时，按住鼠标左键拖至结束列右下。

友情提醒：F8的使用：按一下F8功能键，激活“扩展”功能，按二(三、四、五)下F8功能键，选中一个词(一句话、一段文本、全文)。按“Esc”键，关闭“扩展”功能。

36 用好Word XP中的模板

模板是一类特殊的文档，是某种文档的样式和模型。利用模板可以快速新建一个含有特定格式的具体文档。

1.模板的使用

我们以加载“稿纸模板”为例，看看如何使用模板。

①启动Word XP，在其右边出现“任务窗格”(如图1，如果没有，可以执行“视图→任务窗格”命令打开它)，点击“根据模板新建”栏目下面的“通用模板”选项，打开“模板”对话框。

②单击对话框中的“报告”卡片，选中“稿纸向导”模板，按“确定”按钮。

③在随后弹出的“稿纸向导”中，一步一步对稿纸样式进行适当的设置后，即可产生一个空白的稿纸文档。

④将文本内容输入空白稿纸中，即可打印出带稿纸格式的文稿(如图2)。

提示：

●不能直接用工具栏上的“新建”命令，否则打开的是默认模板(Normal.dot)。

●Word XP为了节省空间，一部分模板在用默认方式安装时没有加载，第一次使用某个模板时，在上述第②步的操作中，系统要求你插入Word(或Office)XP安装光盘，用于加载该模板。

●以后再使用该(稿纸)模板时，只要点击“任务窗格”中相应模板(稿纸向导)即可。

●你还可以通过登录微软网站，下载一些特殊的模板。

2.模板的修改

如果你对某一个模板的样式不满意，可以对它进行修改。

①用“文件→打开”命令，打开“打开”对话框。

②从“文件类型”下拉列表中选择“文档模板(.dot)”。

③在文件名列表中选中需要修改的模板文件(通常位于C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夹中)，单击“打开”按钮，打开该模板。

④修改普通的Word文档一样，修改模板的样式，直到你满意为止。

⑤保存你所做的修改即可。

3.模板的新建

如果你经常须要处理一种特定格式的文档(如单位下发的文件)，你可以自己新建一个模板。方法如下：

①新建一个空白文档。

②输入一些固定的文本，设置好相应的字体、字型号、颜色、页面等格式。

③用“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框。

④从“文件类型”下列列表中选择“文档模板(*.dot)”。

⑤在“文件名”后面的方框中输入一个便于记忆的名称(如“常用文档.dot”)，按“确定”按钮。

⑥以后要使用该模板时，仿照上面“模板的使用”操作，在“常用”卡片下选择到该模板(常用文档)即可。

提示：如果你经常要使用上述新建的模板(常用模板.dot)，你可以将它设置成“默认模板”：进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹，将其中的Normal.dot模板改名备用，再将“常用模板.dot”改名为“Normal.dot”，以后再次启动Word XP时，系统自动按你上述新建模板的格式要求建立一个空文档供你使用。

37 用好Office的协作功能

利用Office各个组件之间的协作功能，可以大大简化信息的处理过程，提高工作效率。让我们来看看如何用协作功能来实现Word与Powerpoint两种文档的迅速转换(以Office XP为例)。

一、用Word文档创建演示文稿

当用Word文档创建Powerpoint演示文稿的幻灯片时，Powerpoint将使用Word中的标题样式来决定每一张幻灯片的标题和正文。通常在Word中设置为“标题1”格式的那些段落将成为即将创建的Powerpoint演示文稿中每一张幻灯片的标题，而设置为“标题2”格式的文本将成为相应标题下的幻灯片中的第一级文本，依此类推。

此外，设置为“标题”样式的段落和设置为“标题1”的效果是一样的，均用于幻灯片的标题。在Word文档中，设置为“正文”样式的段落将不作为创建的幻灯片的内容。

要转换成功，首先要在Word中将这篇文稿的一些段落按照在幻灯片中出现的角色(标题、一级正文、二级正文等)进行格式的设置。

1.在Word中设置文档格式

①通过“格式”工具栏设置

在“页面”视图方式下，选择要设置标题样式的段落(可以将光标定位在段落的任意位置，或选中整个段落)。然后单击“格式”工具栏中的“样式”下拉列表，选择相应级别的标题样式即可。

提示：选择“样式”下拉列表中的“其他”项，在右侧的“样式和格式”任务窗格中，单击“显示”下拉列表并选择“所有样式”，可以选择更多的标题样式。

②通过“大纲”工具栏设置

在大纲视图方式下，选择要设置标题样式的段落，然后在“大纲”工具栏中，单击“大纲级别”下拉列表并为该段落选择一个级别。可选级别为1到9，和标题样式的9种形式是一一对应的。

设置级别的段落会按照级别的高低构成一个树形结构，级别为1的段落作为树结构的主干，其他级别的段落则分别作为相应主干的子分支出现，非常直观。

提示：这种方式适用于设置一个文档的大纲，对于级别为“正文文本“的段落最好全部删去，否则，转换为演示文稿时，会创建一些以这些段落为标题的垃圾幻灯片，影响转换的效果。

2.转换和插入

设置好格式后，在当前的Word文档窗口中，点击“文件→发送→Microsoft Powerpoint”。这时会自动启动Powerpoint程序，并以“普通”视图方式显示创建的第一张幻灯片。至此，就完成了Word文档向Powerpoint演示文档的转换。

如果在现有的Powerpoint演示文稿中，插入由Word大纲文档创建的幻灯片，可以进行如下的操作：

在Powerpoint中，打开想插入幻灯片的演示文稿，并将要在其后插入新幻灯片的幻灯片设置为当前显示，然后选择“插入”菜单中的“幻灯片(从大纲)”项，在弹出的“插入大纲”对话框中选择所需的设置为大纲的Word文档。点击“插入”按钮后，Powerpoint就会自动地将由Word大纲文档创建的幻灯片插入到演示文稿中。

二、将演示文稿转换为Word文档

在当前的演示文稿窗口中，点击“文件→Microsoft Word”，在弹出的“发送到Microsoft Word”对话框中，选择你希望的Word文档的版式，如图所示。

各选项含义如下：

①备注在幻灯片旁和空行在幻灯片旁：转换时，Word会自动创建一个包含3列隐藏表格的文档，表格行数为演示文稿所包含的幻灯片的数量。第一列为幻灯片的名字，第二列为幻灯片的实际样式。如果选择的是“备注在幻灯片旁”，则第三列为幻灯片的备注说明；如果选择“空行在幻灯片旁”，第三列则出现几行空行，可以手动为幻灯片添加一些说明。

②备注在幻灯片下和空行在幻灯片下：与前两种版式图不同的是，Word将按照幻灯片名、幻灯片实际样式、备注或空行从上到下依次将幻灯片进行排列。初始状态下，一张幻灯片将占用一页文档的空间，可以通过手动调整，将几张幻灯片排列在一页文档中。

③只使用大纲：在生成Word文档时，Word将按照幻灯片的主题、一级正文、二级正文等构成一个大纲，没有幻灯片的实际样式和备注。对于只想了解整个演示文稿的大纲结构，使用这个选项还是很有用的。

④粘贴：只适用于前四个选项。该选项和前四个选项配合使用，可以将每一张幻灯片都粘贴到Word文档中。在生成的Word文档中，双击文档包含的幻灯片对象可以激活Powerpoint对幻灯片进行修改。

⑤粘贴链接：同样只适用于前四个选项。该选项和前四个选项配合使用，可以将幻灯片插入到Word文档中，并建立到演示文稿源文件的链接，每次打开生成的该Word文档或当演示文稿修改时，文档中包含的幻灯片会自动更新。

选择好合适的选项后，点击“确定”，会自动运行Word程序，并将演示文稿按照要求的格式进行转换。至此，完成了Powerpoint向Word文档的转换过程。

38 用Word制作复杂的表格

专业的表格如果用统计、财务类专业软件制作，不仅操作复杂，而且软件难寻，人们往往只能望而却步。其实，用Word 2000同样可以制作出精美、复杂的表格。

表格的框架可以用两个方法来形成，一是“手工法”：通过“绘制表格”用鼠标一行一列地绘制，这个方法有点儿原始，不仅太慢，而且行与行、列与列的距离不容易协调。二是“自动法”：通过菜单栏上“表格”下的“插入”选择“表格”(图1)，在弹出的“插入表格”选项中修改列数、行数，点击“确定”之后，一个粗略、简单的表格就形成了。这个方法的优点是快捷、简明，表格中行与行、列与列的距离自动等距。

如果表头有斜线，就在菜单栏“表格”项下选“插入斜线表头”，在“表头样式”下选出自己所需的表头就行了，如图2所示。在出现的表头中插入所需的文字并调整好位置，轻轻松松就可得到图3所示的表格。

表格内的文字(不含表头)排列方式可以通过“表格和边框”工具栏上“单元格对齐方式”按钮，然后在出现的九种格式中选择所需的格式。也可以将鼠标移至表格内空白处，单击右键，在弹出的菜单中点击“单元格对齐方式”，在展开的子菜单中，也会出现九种备选的格式。图3的表格选取的是“中部居中”的格式。

如果我们在“插入表格”选项框，点击“自动套用格式”按钮，就会看到在“表格自动套用格式”选项中有很多的格式任你选用。可按你的需要选择一种而制作出如图4“预览”框中所示的立体表格了。

39 驯服“捣乱”的输入法

Windows XP或Office XP的用户，在使用智能ABC输入汉字的时候，会发现要输入汉字的地方没有出现汉字提示框，打了几个字符也毫无反应，真让人上火。不过，细心的用户就会发现：在屏幕的底下，有一条字符提示框，但是很小，不容易被发现，而且，只有在输入某个汉字的全拼时，才会出现汉字，你若用鼠标把它移到你方便看到的地方，当你再输入字符时，它又会回到底下，真是拿它没办法，这是为什么呢？

想想以前使用智能ABC时，每输入一个字符，在要输入汉字的附近，就会出现一个字符提示框，让你随时选择所需要的汉字，就像你的影子一样，总是跟着你。会不会是你的影子没有了？当然不会，只不过它隐藏起来了。为了找到它，我试着单击输入法工具栏的小三角，点击“设置”，出现了“文字服务与输入语言”对话框，单击选中“中文(简体)→智能ABC”，激活“属性”按钮，单击“属性”，出现“智能ABC输入法设置”对话框。“风格”中有两个选项，一个是“光标跟随”，一个是“固定格式”(默认为“固定格式”)，我想都没想，就单击选中“光标跟随”，然后一路“确定”退出，打开记事本一试，奇迹出现了，熟悉的字符提示框又回到我身边了！