七、管理记录的保管

1.     管理记录在形成阶段,即填写、更改、审核、收集、装订和转移阶段由本部门管理.

2.     行政部负责归档保管.即本部门将装订好的文件转移到行政部指定的地方,由行政部进行管理.本公司的文件一般保存期为3年(本部门也是3年).如有特殊情况另行规定.

八、 编码(代码、编号)的设计

1. 编码设计的原则

l         唯一性: 是区别事物的唯一标识.

l         简单性: 尽量压缩编码长度,可降低出错机会.

l         易识别性: 为了便于记忆,减少出错, 编码应当逻辑性强,表意明确.

l         可扩充性: 不需要变动原编码体系,可直接加新编码.

l         合理性: 必须在逻辑上满足应用需要,在结构上与处理方法相一致.

l         规范性: 尽可能结构统一.

2. 编码的类型

l         顺序码。它也叫序列码,用连续数字作为每个实体的标识。如001,002;0001,0002。

l         成组码。它也叫数字码、分组码,是最常用的一种编码,它将代码分为几组(段),每组表示一种含义,每组都由连续数字组成。如身份证编码.

l         表意码。它也叫助记码,它将表示实体特征的文字、数字直接作为编码。如TDC(TECHNIK DC POWER SOCKET)

l         组合码。它也叫合成码。它由若干种简单编码组合而成。如TDC-001-2.5MM-PBT-T.